Заявление о компенсации перерасхода командировочных средств

Заявление о компенсации перерасхода командировочных средств – это официальная бумага, с которой работник, находящийся в служебной поездке или уже возвратившийся из неё, может обратиться в адрес организации-работодателя, попросить руководство о выделении дополнительных денежных средств в счет компенсации личных. Сегодня мы разберемся, как рассчитываются командировочные, в каких случаях работодатель может покрыть личные расходы сотрудника, если таковые имели место, обязан ли он это делать.

Служебная поездка

Под командировкой понимается работа сотрудника предприятия вне привычного для него рабочего места. В нашем сознании принято связывать служебную поездку с выездом в другой населенный пункт или даже регион, однако это не совсем так. Если руководствоваться определением из Трудового кодекса Российской Федерации, под определение «командировки» вполне сойдет и работа по договору аутстаффинга в соседнем офисе другой компании.

Также отметим, что не считаются командировками выезды на места работников, имеющих разъездной характер работы. Сюда относятся различные менеджеры, специалисты-наладчики, водители грузовиков, машинисты и так далее.

В силу того, что поездку организует работодатель в своих целях, он же и должен её оплачивать. Во-первых, работнику оплачивают транспортировку до нужного места, будь то такси, поезд, электричка, самолёт или автобус. Во-вторых, если служебная поездка должна продлиться дольше одного рабочего дня, придется также оплатить проживание. Условия проживания определяет руководство компании-работодателя. В-третьих, фирма выделяет суточные денежные средства, предназначенные для приобретения продуктов питания, посещения столовой.

Командировочные средства

Размер командировочных средств исчисляется бухгалтерией на основании имеющихся в распоряжении бухгалтера расценок, а также индекса потребительских цен в регионе. Предполагается, что сотрудник не должен заплатить из своего кармана ни копейки. Также отметим, что командируемому работнику по возвращению на основное рабочее место потребуется отчитаться за каждый потраченный им рубль. Для этого сохраняют всевозможные чеки, квитанции, накладные, договоры и прочие официальные бумаги, способные подтвердить действительность денежных трат на нужды предприятия.

Если по возвращению выяснится, что работник не может отчитаться о части потраченных им денежных средств, придется докладывать деньги из своего кармана. На практике может сложиться и обратная ситуация, когда выделенных командировочных средств не хватило, а сотруднику пришлось вкладывать свои личные денежные средства из зарплаты или сбережений. Это называется «перерасход».

Перерасход, также как и любые другие траты в командировке, потребуется подтвердить документально, предоставив в бухгалтерию соответствующие официальные бумаги. Если этого не сделать, главбух попросту откажется согласовывать выделение денег из кассы фирмы, будет полностью прав.

Причины перерасхода

Рассчитывать на компенсацию перерасхода можно лишь в то случае, если работнику удастся доказать, что такие траты были вынужденными. Когда компания рассчитывает размер командировочных, она берёт в учёт всё необходимое, что может потребоваться работнику, включая жилья, питание, транспорт и так далее. Таким образом, если человек не будет злоупотреблять и расточительно относиться к деньгам работодателя, ему должно на всё хватит.

К сожалению, это не всегда работает именно так, ведь порой возникают и непредвиденные расходы. Например, такси из аэропорта стоило в несколько раз дороже, а альтернатив не было. Или ещё одна ситуация: гостиница отказала в заселении в стандартный номер, так как свободным остался только люкс.

Инструкция по составлению заявления

Заявление о компенсации перерасхода командировочных средств мы бы советовали начать составлять с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании-работодателя, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме согласно штатному расписанию.

Ниже по документу обращаемся к начальству, утверждаем, что выделенных на служебную поездку командировочных средств в такой-то сумме оказалось недостаточно по такой-то причине. Здесь мы должны привести достаточно вескую причину, чтобы бухгалтерия однозначно удовлетворила наше заявление о компенсации перерасхода. Также в обязательном порядке подтверждает расход личных средств посредством приложения соответствующих официальных бумаг: чеки, накладные, договоры и так далее.

Следующим шагом работник должен заверить всё вышеизложенное своим автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наше заявление уже смело можно назвать полностью сформированным, осталось лишь передать его руководству на рассмотрение, дождаться ответа. Если всё в порядке, в теории вы сможете получить компенсационные средства непосредственно в день обращения с заявлением.

Примерный образец