Заявление на возмещение командировочных расходов

Заявление на возмещение командировочных расходов – это документ, в соответствии с которым работник просит работодателя возместить ему денежные средства, из своего кармана затраченные в период командировки. Процедура всегда оформляется составлением и подписанием соответствующих официальных бумаг и требует разрешения руководителя.

Командировка

Под командировкой Трудовой кодекс понимает служебную поездку работника по поручению работодателя. Цели командировки могут быть различными: выполнение работ вне рабочего места, прохождение курсов квалификации и так далее. Инициатором процедуры всегда является руководитель предприятия, направляющий своего подчинённого.

Командировочные расходы

По общему правилу работодатель обязан возместить сотруднику все расходы, понесённые им за период командировки. В различных организациях этот процесс организован по-разному. Порядок возмещения фиксируется руководством предприятия в локальном нормативном акте. В нём, в том числе, обозначается размер суточных. Закон выделяет следующие категории затрат, подлежащее возмещению:

• расходы по перемещению до места командировки;
• расходы по аренде/найму жилого помещения (квартиры, гостиницы, комнаты);
• суточные (питание, проезд по городу);
• а также иные расходы. К ним относят различные налоговые сборы и госпошлины за оформление тех или иных обязательных для командировки документов (если командировка подразумевает пересечение границы, сотруднику потребуется оформить загранпаспорт).

Порядок возмещения

Существует две основные системы снабжения подчинённого деньгами: выдача подотчётных средств и возмещение по факту возвращения. Подотчётные средства выдаются сотруднику бухгалтерией предприятия в соответствии с приказом руководителя. Как правило, общая сумма превышает планируемые затраты. За каждый потраченный подотчётный рубль работник должен будет отчитаться перед бухгалтером по факту возвращения. Если подотчётных средств оказалось недостаточно, и сотрудник использовал свои личные сбережения, они также подлежат возмещению.

Локальным нормативным актом может быть закреплена предварительная выдача денежных средств только на проезд, аренду помещения и суточных. Все остальные расходы сотрудник понесёт из своего кармана с последующим возмещением в бухгалтерии. В этом случае также потребуется отчитаться.

Отчётность

Как уже было сказано выше, командировочные средства подлежат строгой отчётности. Подтвердить расходы потребуется путём предоставления в бухгалтерию соответствующих документов:

• проездные билеты на автобус, поезд, самолёт;
• квитанция из отеля/гостиницы, договор найма (аренды) жилого помещения;
• кассовые чеки, подтверждающие иные расходы.

Процедура возврата

Процедура начинается с заявления работника на имя руководителя предприятия. В документе сотрудник просит возместить фактически понесённые им расходы, выходящие за рамки выделенных денежных средств. Работодатель не вправе отказать в удовлетворении просьбы подчинённого. В противном случае такое решение будет противоречить действующему трудовому законодательству. Статья 168 Трудового кодекса определяет возврат средств именно как обязанность руководителя.

Кому подать заявление

Вопросами, связанными с выдачей денежных средств, занимается бухгалтерия предприятия. Именно туда и следует обратиться с заявлением. Бухгалтер примет документ, проверит его на фактические и форменные ошибки, сверит список приложений, проставит отметку о принятии и передаст на подпись руководителю. На официальной бумаге в обязательном порядке должна появиться одобрительная виза директора. Только после этого бухгалтер сможет фактически возместить деньги работнику. Также имеется теоретическая возможность обратиться к руководителю напрямую и передать заявление лично в руки.

Форма документа

На сегодняшний день законодательство в сфере трудовых правоотношений не предусматривает единого общеобязательного бланка для составления заявления на возмещение командировочных расходов. Работники пишут документ в свободной форме.

Необходимо учесть, что работодатель вправе своим приказом закрепить в документации фирмы определённые макеты для обращений сотрудников. Если таковые имеются, следует воспользоваться именно ими. В противном случае заявление можно составить на листе бумаги формата А4. Обратиться за фирменным бланком необходимо в бухгалтерию. Бухгалтер подготовит шаблон на компьютере и распечатает его на принтере. Заявителю потребуется только внести все необходимые данные, оставить на бумаге свой автограф и приложить набор подтверждающих документов.

Существуют два основных способа изложения текста документа: рукописный с помощью шариковой ручки (но не карандаша) и машинописный при помощи компьютера. Оба варианта абсолютно идентичны по своей юридической силе. Выбор остаётся исключительно за заявителем. Самый важный элемент в обоих способах – это «живая» подпись работника. Без неё бухгалтер откажется принимать заявление к рассмотрению и вернёт его на доработку.

Пошаговая инструкция по составлению заявления

В углу листа обозначаем, от кого и кому подаётся заявление. Указываем ФИО руководителя предприятия в дательном падеже, его должность в компании и полное наименование организации. Затем в родительном падеже оставляем те же сведения о заявителе.

Ниже по документу посредине листа пишется слово «заявление». С красной строки начинаем формулировать суть обращения. Ссылаемся на ч. 1 ст. 168 ТК РФ, а также на положение о командировках, закреплённое работодателем. Далее утверждаем просьбу о возмещении затраченных денежных средств, обозначаем их размер в рублях, цель траты. В качестве приложений записываем все подтверждающие документы.

Примерный образец

На этом составление заявления окончено. Ставим сегодняшнее число и свою подпись (с расшифровкой).