Заявление на командировку

Заявление на командировку – это документ, с которым работник предприятия обращается к своему непосредственному начальнику, выражает инициативу о своём направлении в служебную поездку. Сегодня мы разберемся, в каких случаях желание поехать в командировку может исходить от сотрудника, каким образом оформляется командировка на предприятии, зачем писать заявление, как правильно его составить.

Командировка на работе

Согласно положениями Трудового кодекса Российской Федерации командировка подразумевает собой выполнение должностных обязанностей вне привычного места работы. Вопреки расхожему мнению, служебная поездка не всегда должна быть связана с выездом за пределы региона или даже города. В теории сотрудник может трудиться на базе другого предприятия, это тоже будет считаться командировкой.

Командировка всегда должна оформляться соответствующими документами. Их набор выглядит следующим образом:

• заявление на командировку от работника или его непосредственного руководителя;
• приказ директора о направлении в командировку;
• служебная записка на командировочные расходы.

Заявление послужит первым шагом на пути к достижению результата. В силу того, что приказ на командировку может издать лишь директор, необходимо поставить его в известность о грядущей поездке, замотивировать её необходимость. Если начальство посчитает, что командировочные расходы превысят полученную выгоду, поездку могут и не согласовать.

Приказ издаёт директор, хотя подготавливает проект документ кадровик. Сотрудник отдела кадров разработает шаблон, внесёт в него необходимые данные, передаст на подпись руководителю. Директор проверит изложенное на бумаге и, если всё в порядке, оставит свой автограф.

Заявление на командировку

Заявление на командировку может составить сам работник, в ходе исполнения должностных обязанностей узнал о необходимости поездки, либо его руководитель, желающий направить своего подчинённого. В любом случае документ должен быть сформирован надлежащим образом.

В заявлении необходимо разъяснить директору причины служебной поездки:

• кто едет;
• куда едет;
• зачем едет;
• сколько на это нужно потратить денег.

Когда заявление пройдет все этапы согласовании, уже можно будет говорить о вынесении приказа на командировку. Сроки рассмотрения отличаются от предприятия к предприятию. В лучшем случае решение может быть принято непосредственно в день обращения с заявлением.

Проживание и питание

Проживание на месте командировки, а также оплата питания в служебной поездке ложится на плечи работодателя. Предполагается, что работник не обязан самостоятельно обеспечивать себя в рамках исполнения должностных обязанностей. Предприятие должно оплатить транспортные расходы, забронировать номер в гостинице или арендовать квартиру, выплачивать суточные за каждый день нахождения в поездке.

Форма документа

Форма заявления на командировку не закрепляется ни один действующим ныне законом, а значит, сформировать официальную бумагу можно в произвольном виде. Иногда на предприятии закреплены собственные фирменные бланки, которыми сотрудники могут пользоваться при формировании своих обращений. К сожалению, подобный подход к документообороту встречается довольно-таки редко, а значит, вероятнее всего придётся брать ситуацию в свои руки.

Написать текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Для нас самое главное – донести информацию о необходимости оформления служебной поездки.

Объясняем, как составить заявление «на пальцах»

Заявление на командировку в свободной форме должно составляться по общим правилам делового документооборота при соблюдении конкретной структуры: шапка, основной содержательный блок, обращение к начальнику с просьбой, реквизиты. Разберемся, как не допустить ошибок.

В первую очередь обратим внимание на шапку. В правом верхнем углу листа бумаги указываем ФИО нашего директора, полное наименование предприятия и его организационно-правовую форму, юридический адрес. Затем здесь же обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность.

Ниже по документу утверждаем, что вас или одного из ваших подчинённых необходимо направить в служебную поездку для выполнения должностных обязанностей вне основного места работы. Здесь мы должны замотивировать свою просьбу, указать, почему поездка необходима, какую пользу компании она сможет принести: налаживание деловых отношений, представление интересов организации, чистая прибыль и так далее.

Следующим шагом обращаемся к директору, просим направить работника в командировку с такого-то по такое-то числа на энное количество календарных дней. Подписываем итоговый вариант заявления, ставим дату его формирования, передаём непосредственному начальнику, в кадры или лично в руки директора.

Примерный образец

Если командировку необходимо организовать срочно, лучше прямо прописать об этом в тексте, а также непосредственно в день составления вручить заявление лично в руки директора. В теории вся процедура оформления командировочной документации может завершиться за один день.