Заявление на дубликат трудовой книжки – это документ, в соответствии с которым работник просит работодателя оформить и выдать заверенную копию утраченной или недействительной трудовой книжки. Такая процедура предусмотрена Трудовым кодексом и всегда сопровождается оформлением соответствующей документации.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Трудовая книжка
Трудовая книжка – это самый главный личный документ работника. Именно в нём делаются все записи о юридических фактах из трудовой жизни сотрудника: фиксируются места работы, считается трудовой стаж, обуславливаются причины увольнения. По общему правилу при трудоустройстве лицо передаёт свою трудовую на хранение работодателю. Руководство предприятия назначает ответственное за хранение лицо. Как правило, это начальник отдела кадров. Именно он в случае утраты документа будет нести ответственность. С 1 января 2020 года введена в использование электронная трудовая.
Это довольно-таки удобная форма ведения документа, так как утратить её не представляется возможным, а недействительные записи можно исправить в упрощённом порядке.
Когда может понадобиться дубликат
Речь об оформлении дубликата заходит при утрате документа, его порче или обнаружении в нём не соответствующей действительности записи. Например, предыдущий работодатель указал не то основание для увольнения. Это крайне важный момент, ведь он может сказаться на дальнейшем трудоустройте. Любые незаконные записи автоматически делают трудовую недействительной. Внести изменения в уже имеющийся документ не представляется возможным. В любом случае придётся оформить копию.
Копия трудовой
Трудовое законодательство приравнивает заверенный дубликат (копию) трудовой книжки к её оригиналу. Оформляется он по письменному заявлению работника на имя руководителя организации. При чём обращаться нужно к последнему (иди настоящему) работодателю. Необходимо отметить, что просто купить в канцелярском магазине чистый бланк и заполнить его самостоятельно не выйдет. Трудовая книжка является документом, и её подделка преследуется по закону (в том числе по уголовному).
Сроки
Срок для обращения с сообщением об утрате закон точно не определяет, используется расплывчатая формулировка «незамедлительно». А вот восстанавливающий документ работодатель поставлен в довольно-таки жесткие рамки – 15 рабочих дней.
Процедура оформления дубликата
В сфере трудовых книжек работает правило: «кто утратил, тот и восстанавливает». Если документ пришел в негодность, находясь в руках сотрудника, заниматься восстановлением придётся ему. Однако, как правило, процедуру всегда осуществляет представитель работодателя (кадровик). Должностному лицу придётся пройтись по всем предыдущим работодателем работника и заполучить оттиски печатей организаций. Если при этом на руках имеется читаемый вариант оригинала, процесс значительно упрощается. Завершается процедура изданием распоряжения руководителя о выдаче дубликата. Работник знакомится с документом под подпись и получает заверенную копию.
Следует иметь в виду, что ведение трудовой в электронном варианте не освобождает от обязанности хранить в сохранности оригинал и в случае необходимости оформить дубликат, если работник не отказался от физической копии соответствующим заявлением.
Кому подать заявление
Ведением, хранением и оформлением дубликатов трудовых книжек занимается кадровая служба предприятия. Начальник отдела кадров несёт за документацию ответственность перед работодателем и сотрудником. Подать заявление на выдачу копии следует кадровику. Он в свою очередь понесёт документ на подпись руководителю. На официальной бумаге должна быть поставлена разрешительная виза, после чего работник отдела кадров сможет приступить к оформлению дубликата.
На практике передать заявление можно и лично в руки руководителю организации, а также своему непосредственному начальнику. Вариант с подачей документа директору видится самым надёжным. В любом случае официальная бумага дойдёт до конечного адресата посредством внутреннего документооборота в кратчайшее время, ведь закон устанавливает срок в 15 рабочих дней на восстановление.
Форма документа
Законодательные акты в сфере трудовых правоотношений не содержат упоминания об общеобязательных унифицированных формах обращений сотрудников. Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, как и все прочие, составляется работниками в свободной форме. Однако из общего правила имеют место частные исключения. Руководитель предприятия своим распоряжением вправе закрепить определённые бланки для обращений сотрудников. Такое решение сделает документооборот более единообразным. Ознакомиться с шаблоном можно в отделе кадров фирмы. Кадровик распечатает бланк на принтере, а сотруднику останется только внести в него свои личные данные и поставить подпись.
На сегодняшний день сложилось два традиционных способа написания заявления: от руки при помощи шариковой ручки (но не карандаша) и на компьютере. Способ изложения текста никак не влияет на юридическую силу документа. Главное – это автограф заявителя с расшифровкой. При его отсутствии работодатель не сможет оформить дубликат.
Объясняем, как составить заявление «на пальцах»
В правом верхнем углу листа бумаги в дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии и наименование организации. Здесь же в родительном падеже отмечаем фамилию и инициалы заявителя, а также должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу по центру листа пишем слово «заявление». С красной строки формулируем запрос. Просим работодателя оформить и выдать дубликат трудовой книжки. Обуславливаем причину обращения. Имеет смысл сослаться на нормы законодательства. В нашем случае это будет Приказ Минтруда России "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек".
Примерный образец
На этом процесс составления заявления окончен. Не забываем поставить дату, ведь именно с этого дня и будет исчисляться пятнадцатидневный срок. Оставляем подпись с расшифровкой и передаём заявление на предприятие.
