Запрос работодателю о предоставлении документов – это официальная бумага, которую работник передаёт на предприятие с целью дальнейшего получения необходимой документации. В материале мы разберём правовую сторону вопроса, а также расскажем, как правильно составить запрос и направить его в организацию.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Правовая регламентация
Правовая регламентация получения документов от работодателя даётся в Трудовом кодексе, а именно в статье 62. Так, работник вправе в любой момент запросить у организации все необходимые ему официальные бумаги, связанные с работой. Для этого необходимо будет составить письменный запрос, в котором и оставляется полный перечень документов. Работодатель не вправе проигнорировать просьбу подчинённого и в любом случае обязан удовлетворить её в течение 3 рабочих дней с даты обращения.
Нарушение установленного порядка с любой из сторон может стать поводом для обращения в трудовую инспекцию с жалобой.
Выдача трудовой книжки
Трудовая книжка – это единственный документ, получить который так просто не получится. В бланке записаны все места работы гражданина, его трудовой стаж, причины увольнения. Каждая трудовая имеет уникальный номер и закреплена за одним сотрудником. По общему правилу она должна храниться у работодателя в течение всего срока работы человека на предприятии. Получить её на руки можно только для обращения в органы социального страхования по вопросам пособия, пенсии. При этом книжка должна быть возвращена на предприятие в течение 3 дней с момента возвращения её на руки.
Утрата трудовой вызовет много проблем на предприятии. К сожалению, приобрести чистый бланк и заполнить его самостоятельно не выйдет. Лицу придётся обойти всех своих предыдущих работодателей и заверить книжку фирменными печатями и подписями руководства фирмы. Практика выработала следующее правило: «кто утратил документ, тот и занимается его восстановлением». Следовательно, если утрата произошла в тот момент, когда трудовая книжка была на руках у работника, именно ему и придётся заниматься всей процедурой.
Зачем делать запрос
Человеку в ходе его внерабочей деятельности время от времени могут пригодиться те или иные документы для достижения своих личных целей. К таковым относят потребительский кредит, ипотеку, получение пособия, корректное исчисление размера пенсии и так далее. Подтверждающими бумагами выступят: трудовая книжка, справки о доходах и многое другое. В большинство организаций достаточно будет предоставить лишь копии документов, однако органы, занимающиеся вопросами социального страхования, требуют именно оригиналы.
Куда передать
Всеми вопросами, связанными с личным составом, документацией работников, трудовыми договорами ведает кадровая служба. Передать запрос нужно именно в отдел кадров его сотруднику или начальнику кадровой службы лично в руки. В силу того, что законодательство чётко ограничивает временные рамки для обработки запроса, потребуется составить два экземпляра официальной бумаги. Один из них просто передаётся работодателю, а второй визируется принимающим лицом и остаётся на руках у сотрудника. Таким образом подчинённый сможет доказать, что действительно обращался с таким запросом инспектору трудовой инспекции.
Как правило, если работник изначально составил и принёс в кадры два экземпляра, проблем с получением необходимой документации возникнуть не должно.
Форма документа
Запрос по своей юридической природе не относится к строгим процессуальным документам, а это значит, что он может быть составлен в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Такая свобода действий безусловно играет на руку работнику, так как ему не придётся самостоятельно разыскивать актуальные на сегодняшний день шаблоны.
Запрос можно оформить на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Всё зависит от объёма располагающейся информации и количества необходимых к получению документов. Исполнить текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта повсеместно применяются на практике, обладают идентичной юридической силой. Выбор зависит исключительно от желания составителя и наличия технической возможности. Обычно подобные документы составляются непосредственно на рабочем месте, а далеко не каждый сотрудник использует в своей трудовой деятельности компьютер и принтер.
Рассказываем, как правильно составить запрос
В первую очередь необходимо будет отметить, кому и от кого направляется официальная бумага. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО руководителя компании-работодателя, занимаемую им должность (директор, генеральный директор), а также название организации. Чуть ниже в родительном падеже указываем ФИО работника и должность согласно штатному расписанию.
Следующим шагом начинаем мотивировать свой запрос, объясняя его обращением в конкретный орган или кредитную организацию. Делать это необязательно, но крайне желательно. Далее ссылаемся на статью 62 Трудового кодекса, оставляем полный перечень необходимой документации.
Примерный образец
Как только все вышеуказанные данные будут прописаны на листе бумаги, можно переходить к подписанию запроса. Работник, его составивший, должен оставить свой автограф с расшифровкой (фамилия и инициалы). Также в обязательном порядке обозначаем дату составления, ведь она может сыграть решающее значение в случае игнорирования поступившего в адрес работодателя запроса.
Передаём официальную бумагу в отдел кадров либо лично в руки директора, если такая возможность имеется. По истечении трёх дней все необходимые документы должны быть получены.
