Закупочный акт

В случае проведения предприятием закупки продуктов продовольствия у физических лиц без образования юридического лица составляется специальный документ. Его название – закупочный акт.

Что это за документ

Документ представляет собой бланк с перечнем закупленной у физического лица продукции с указанием на вид и количество таковой продукции, составляется в дополнение к основному соглашению – договору купли-продажи между сторонами. Акт может служить доказательством при разбирательстве в судебных органах.

Зачем составляется такой акт

Такой документ составляется контрагентами для защиты их прав в случае возникновения потенциальных проблем. Составленный и подписанный сторонами акт официально подтверждает отсутствие у договаривающихся сторон претензий друг к другу. В случае возникновения претензий уже после подписания акта, разбирательство будет возможно уже в судебных органах. Акт в таком случае, как уже отмечалось ранее, будет служить доказательством. Так как по такому акту закупаются продукты питания, нередки случаи, когда уже после принятия товара будет выяснено, что часть продуктов испорчена или не обладает надлежащим качеством. Во избежание таких ситуаций необходимо проводить тщательную проверку закупаемого товара непосредственно перед подписанием акта.

Также документ используется сторонами договора для ведения учёта закупленного/проданного товара. Обычно бремя составления акта ложится на закупающее предприятие.

В чём заключаются особенности составления и заполнения такого документа

Документ по своей природе является частью первичной документации организации и в соответствии с законодательством необязательно применение какой-то конкретной его формы. Форму можно составить самостоятельно на компьютере либо письменно, от руки, соблюдая общие требования к составлению документов. Бухгалтерский отдел предприятия вправе создать единую для конкретной организации форму закупочного акта, которая будем использоваться им на постоянной основе.

Однако закон предлагает использовать разработанную Госкомстатом и утвержденную в соответствующем Постановлении форму закупочного акта ОП-5. В подавляющем большинстве случаев организации прибегают к использованию именно этой формы, нежели составляют акт самостоятельно. В форме ОП-5 прописаны все необходимые для такого акта положения и организациям остаётся лишь заполнить форму ручкой либо при помощи компьютера. Мы рекомендуем для составления закупочного акта воспользоваться именно этой формой для максимального удобства заполнения документа.

Документ обязательно составляется и подписывается контрагентами по сделке в количестве двух экземпляров, имеющих равную юридическую силу.

Как правильно предприятиям составить и заполнить закупочный акт

Любой акт начинается составляться и заполняться с шапки и закупочный акт не является исключением из правила. В шапке акта в обязательном должны быть указаны следующие обязательные и важные для сторон договора моменты:

• если использована форма ОП-5 либо другая форма, разработанная предприятием, необходимо отметить номер такой формы;
• полное наименование организации в соответствии с её учредительным документов, производящей закупку;
• юридический адрес организации;
• структурное подразделение предприятия;
• ИНН предприятия;
• дата и место составления настоящего акта и присвоенный ему номер.

После заполнения реквизитов документа необходимо отметить наименование контрагентов, производящих закупку/поставку товара с указанием должностного лица организации, уполномоченного предприятием на подписание такого рода документов.

Шапка и преамбула акта должны выглядеть следующим образом:

Основная часть акта

Основная часть акта составляется в виде таблицы, в которой излагается перечень с указанием наименований всех закупаемых/поставляемых продуктов. Также отмечается их количественное значение, цена каждого товара отдельно, общая сумма закупленных товаров и код по ОКЕИ для каждого продукта. ОКЕИ – это классификатор единиц измерения.

Таблица должна выглядеть следующим образом:

Далее по документу следует указание прописью итоговой суммы закупки/поставки. Повторное указание суммы прописью позволяет контрагентам избежать возможной опечатки в цифрах при заполнении акта. Буквенная форма имеет приоритет перед цифровой формой написания чисел.

Ниже по акту указываются данные поставщика (продавца). Необходимо указать о нём следующие сведения:

• ФИО полностью;
• паспортные данные полностью (серия, номер паспорта, каким органом и когда выдан, код подразделения) с указанием места регистрации лица и места его фактического проживания;
• ИНН с указанием кода налоговой инспекции, выдавшей индивидуальный номер;
• информацию о подоходном налоге от сделки; Доход от сельхоз продукции, произведенной в личных подсобных хозяйствах, не облагается налогом;
• наличие свидетельства о гос. регистрации поставщика в качестве предпринимателя с указанием её реквизитов (номер, каким органом выдана и от какого числа);
• имеется ли у продавца справка о наличии подсобного хозяйства и, в случае её наличия, указать кем она выдана. В случае отсутствия справки необходимо указать это бланке. Следует отметить, что такая справка необходимо только для поставщиков граждан России.

Так должна выглядеть эта часть документа:

После указания данных о продавце следует пункт о фактической передаче товара закупщику и оплате переданного товара. Следующим пунктом в акте значится подписание его контрагентами. Подписи необходимо оставить обеим сторонам договора с указанием ФИО уполномоченного на подписание такого рода документов от организации-закупщика. Затем уже полностью составленный и заверенный сторонами закупочный акт передаётся на подписание руководителю закупающей организации.