Служебная записка в бухгалтерию

Служебная записка в бухгалтерию – это документ, с которым фактически любой сотрудник компании может обратиться в адрес своих коллег, выразить ту или иную просьбу. Сегодня мы разберемся, какие вопросы на предприятии уполномочены решать представители бухгалтерии, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Бухгалтерия на предприятии

Бухгалтерия на предприятии является одним из важнейших его отделов. Если компания в теории может существовать без отдела кадров или юридического отдела, то без бухгалтерии обойтись никак не выйдет. В фирме всегда должен быть, как минимум, один человек, разбирающийся в положениях Федерального закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса Российской Федерации. За несоблюдение законодательства в данной сфере компанию будет ждать серьезная ответственность перед законом, вплоть до уголовной.

Главного бухгалтерия называют вторым человеком в организации после директора. Так, если руководитель занимается, по большей части, вопросами управленческого характера, то главбух в свою очередь следит за тем, чтобы фирма осталась на плаву с финансовой точки зрения. Речь идёт о сведении расходов и доходов, выплате всех налогов, страховых взносов, взаиморасчетах с контрагентами и так далее и тому подобное.

Как можно было понять, бухгалтерия занимается разрешением самых разнообразных вопросов по различным направлениям деятельности, а значит, у сотрудников время от времени будет возникать необходимость провзаимодействовать с ней. Это может быть взаимодействие по рабочему вопросу, будь то сделка с контрагентом или подготовка налоговой отчетности, или же личный вопрос по поводу начисления заработной платы, отпускных.

Служебная записка

Служебная записка в бухгалтерию является исключительно внутренним обращением, адресованным от одного работника компании в рамках другого. Таким образом получается, что данная служебка будет носить горизонтальный характер, ведь должности в иерархии фирмы заявителя и адресата здесь не будут иметь какого-либо значения. Фактически любой работник, имеющий соответствующие желание и необходимость, может составить официальный документ и обратиться с ним в адрес своих коллег из бухгалтерии.

Отметим, что бухгалтерия в обязательном порядке должна подготовить ответ и выдать его заявителю как можно скорее. Это касается как вопросов по рабочим моментам, так и личных вопросов по заработной плате, больничному или отпускным средствам. Если покопаться в Трудовом кодексе Российской Федерации, мы увидим, что законодатель иногда даже ставит бухгалтерию в чёткие временные рамки. В частности, 62 статья нормативного акта гласит, что на подготовку документов по просьбе сотрудника у бухгалтерии должно уйти не более трёх рабочих дней.

Нарушение срока уже само по себе может стать поводом для обращения обездоленного работника за правовой помощью в Государственную инспекцию труда. Следует обязательно иметь это в виду.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки в бухгалтерию, следует отметить, что отечественный законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований к форме и содержанию такого документа. Таким образом получается, что фактически любой работник имеет возможность самостоятельно сформировать обращение на бумаге и заявить его в бухгалтерию, надеяться на получение ответа. И это действительно так. При работе со служебной запиской единственное, чем должен руководствоваться её автор, — это обще правила делового документооборота.

Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст записки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки в бухгалтерию нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность представителя бухгалтерии, к которому мы и будем обращаться. Так, на крупных компаниях есть:

• бухгалтер по заработной плате;
• бухгалтер по дебиторской задолженности;
• бухгалтер по заработной плате;
• и так далее.

Разбираемся, к кому именно нам нужно обратиться, указываем сведения об этом человеке. О себе автор записки должен указать ФИО, наименование занимаемой должности в штатном расписании.

Ниже по документу на бумаге мы текстом обращаемся к коллеге из бухгалтерии, выражаем саму суть нашего обращения. Как мы уже говорили выше, речь может пойти о рабочих моментах или же о вопросах более личного характера, касающихся трудоустройства и выплаты заработной платы. Боле того, если мы хотим поставить бухгалтера в ограниченные временные рамки, следует прямо указать ему на это, обозначив предельные сроки подготовки ответа.

Примерный образец