Служебная записка с результатами проверки контрагента – это официальная бумага, с которой в адрес коллеги может обратиться сотрудник, исполнивший распоряжение по части проведения аналитической работы в отношении того или иного предприятия. Сегодня мы разберемся, что представляет собой процедура проверки контрагента, какая информация может содержаться в подобной служебке и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Проверка контрагента
Процедура проверки контрагента хоть и не является обязательной при оформлении договоренностей между потенциальными деловыми партнерами, тем не менее крайне рекомендуется к применению практикующими специалистами. Дело в том, что заключая с компанией хоть какую-то сделку, вы должны быть уверены, что ваш деловой партнер состоятелен настолько, чтобы оказаться способным исполнить все взятые на себя обязательства. Так, если окажется, что финансовое состояние компании фактически оставляет желать лучшего, то риски заключения невыгодной сделки с таким контрагентом существенно возрастают.
Проверка контрагента происходит на основании аналитики информации о нём. В частности, проверяющий должен будет обратить внимание на следующие моменты:
- дата регистрации организации;
- уставной капитал;
- выбранные виды деятельности;
- налоговая отчетность за предыдущие годы.
Исходя из все вышеперечисленных данных, можно будет сделать вывод, насколько уверенно организация стоит на ногах, способна отвечать по обязательствам. Даже если контрагент окажется не настолько надежным, как того хотелось бы, в любом случае итоговое решение о том, заключить с ним договор или же нет, будет принимать руководитель организации. Руководством обществом с ограниченной ответственностью осуществляет его директор.
Служебная записка
Служебная записка с результатами проверки контрагента, по сути дела, является своеобразным приложением к готовому отчету. Если отчет содержит в себе лишь сухие цифры, которые специалист сформировал из открытых источников информации, то вот служебка уже сконцентрирует личное мнение сотрудника.
Для того чтобы провести проверку контрагента на состоятельность специалист должен обладать серьезными познаниями в различных областях:
- бухгалтерия и бухучет;
- юриспруденция;
- экономика и законы рынка;
- налоговое законодательство.
Так, если человек обладает столь обширными знаниями в различных сферах деятельности, значит, имеет смысл прислушиваться к его мнению. На практике же подготовкой отчета могут заниматься представители различных должностей. Например, взяться за такую работу может юрисконсульт, бухгалтер, заместитель директору по какому-то из направлений.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки с результатами проверки контрагента, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает для нас каких-либо бланков или шаблонов, которые можно было бы использовать в работе. Таким образом получается, что взяться за оформление такой официальной бумаги может совершенно любой работник компании, которому была поручена соответствующая задача. Очевидно, что составить служебку по результатам проверки контрагента значительно проще, чем сформировать соответствующий отчет, а значит, особых проблем у специалиста возникнуть не должно.
В работе со служебной записки с результатами проверки контрагента мы должны уделить внимание общим правилам делового документооборота и деловому стилю языка. Это значит, что обращаться к заказчику проверки мы должны уважительно, в нейтральном стиле.
По структуре наше обращение должно состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Далее мы уделим должное внимание каждому из них по-отдельности.
Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Процесс формирования служебной записки с результатами проверки контрагента мы должны начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность сотрудника, который и просил нас провести проверку контрагента, в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании, в родительном падеже.
Ниже по документу мы обращаемся к коллеге, утверждаем, что подготовили отчет с результатами проверки такой-то организации на момент состоятельности. В основном содержательном блоке мы должны дать своё мнение относительно того, стоит заключать с такой фирмой соглашение или же всё-таки нет. Сам отчет мы должны прикрепить на скрепку и надлежащим образом оформить в качестве приложения.
В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью оформлена, остается только передать её на рассмотрение. Ожидать какой-то ответной реакции в данном случае не стоит, поскольку мы лишь отчитываемся о результатах проделанной работы. Вполне вероятно, руководитель захочет каким-то образом поощрить авторы отчета, в таком случае ему придется издать соответствующий приказ, с которым сотрудникам ознакомят под роспись.
Примерный образец
