Служебная записка по результатам ревизии

Служебная записка по результатам ревизии – это документ, с которым в адрес директора компании может обратиться председатель ревизионной комиссии, отчитаться о проделанной работе или даже предложить какие-то меры, направленный на создание здоровой обстановки в финансовой отчетности фирмы. Сегодня мы разберемся, что представляет собой ревизия, каковы могут быть её результаты, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Ревизия на предприятии

Первым делом мы должны разобраться, что собой вообще представляет ревизия, чем она отличается от инвентаризации или аудита. Итак, ревизия – это внутренняя проверка финансовой документации организации на момент соответствия нормам действующего законодательства. Для того, чтобы вести всю отчетность правильно и не допускать ошибок, сотрудники должны иметь определенные знания в сфере налогообложения, сфере ведения делового партнерства с контрагентами, а также по вопросам выплаты социальных взносов и пенсионных отчислений. Чем больше организация, тем больше документации она генерирует ежемесячно, а значит, легче допустить ошибку.

Для того, чтобы избежать серьезных проблем в будущем, предприятия самостоятельно проводят проверки своей документации, то есть ещё до того, как о нарушениях узнают сотрудники государственных ведомств или сторонние аудиторы.

Для того, чтобы четко понимать, что такое ревизия, необходимо провести чёткие грани между ней и аудитом, инвентаризацией. По сути дела, ревизия – это то же самое, что и аудит, однако мероприятие проводится не сторонними специалистами, а сотрудниками самой организации. Отличие от инвентаризации заключается в том, что здесь мы будем проверять исключительно документацию, не касаясь фактического соответствия хранящихся на складе ТМЦ заявленным на бумаге.

Следует понимать, что ревизия – это дело добровольное, то есть предприятие в теории может и вовсе никогда её не проводить. Здесь всё зависит исключительно от желания руководства и целей, на которые работает фирма.

Результаты инвентаризации

Результаты инвентаризации должны показать, имеются ли у предприятия какие-либо проблемы с ведением отчетной документации, а если и имеются, то, как их исправить максимально безболезненно. Для проведения ревизии в организации формируется соответствующая комиссия, во главе которой ставится один из руководителей. Это может быть заместитель директора, главный бухгалтер или кто-то ещё.

После проведения проверки всех бумаг, которые попали во взор комиссии, председатель должен будет составить соответствующий акт. Именно в акте будут отражаться результаты ревизии. Служебная записка нужна, скорее для того, чтобы донести до директора личное мнение председателя комиссии относительно состояния финансовой отчетности фирмы. Также в тексте служебной записки её автор может высказать свои предложения относительно того, как можно наладить финансовый документооборот в фирме.

Вполне вероятно, что дело может дойти даже до увольнения кого-то из сотрудников или направления на курсы повышения квалификации. Решения по части налаживания процессов будут в каждом отдельно взятом случае индивидуальны.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки по результатам ревизии, следует отметить, что какого-то конкретного шаблона для формирования такого документа. Таким образом получается, что наша служебка может быть составлена любым работником самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. В частности, мы должны будем уделить внимание структуре служебной записки. Она должна состоят из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст служебной записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку с заполнения её шапки. Так, мы должны в правом верхнем углу листа бумаги прописать, кому и от кого она подается. Автором записки всегда должен быть председатель ревизионной комиссии, а вот её адресатом станет руководитель всей компании в целом. Необходимо будет прописать о заявителе и адресате их ФИО, а также наименование занимаемой должности. Такого набора идентификаторов окажется вполне достаточно, так как обращение носит строго внутренний характер.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка будет уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение директору и дождаться результатов. Совершенно не факт, что руководитель последует нашему совету и реализует те инициативы, что прописаны на бумаге, тем не менее это вполне вероятно.

Примерный образец