Служебная записка по результатам командировки

Служебная записка по результатам командировки – это документ, с которым возвратившийся из служебной поездки сотрудник организации может обратиться к своему непосредственному начальнику, отчитаться о проделанной работе вне привычного рабочего места. Сегодня мы разберемся, что представляет собой командировка, в каких случаях и зачем сотрудник может составить служебка по её результатам.

Командировка на работе

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, под командировкой понимается служебная поездка для выполнения тех или иных задач вне привычного места работы сотрудника. Предполагается, что для направления в командировку директор должен издать соответствующий приказ, поставить перед сотрудником определенные цели, задачи. По факту закрытия всех возникших вопросов служебную поездку можно будет считать успешно законченной, а значит, появится возможность возвратиться на привычное место работы.

Иногда по факту возвращения из командировки от сотрудника могут потребовать предоставить служебную записку по её результатам. Это может делаться как для отчетности, так и в целях прояснения отдельных моментов:

• на каких условиях удалось договориться с контрагентом;
• хватило ли выделенных бухгалтерией командировочных средств;
• удалось ли достигнуть всех поставленных задач в рамках служебной поездки.

Отметим, что служебная записка по результатам командировки является документом факультативным, используется далеко не на каждом предприятии и не всегда.

Служебная записка

Служебная поездка по результатам командировки представляет собой строго внутреннее обращение от одного представителя организации в адрес другого. Предполагается, что служебка никогда не должна выйти за пределы внутреннего документооборота.

На основании служебной записки руководитель компании не только сможет сделать определенные выводы, но также и издать соответствующий приказ. Например, если в служебке по результатам командировки работник пропишет, что ему не хватило выделенных бухгалтерией денег, пришлось тратить свои личные средства, начальник издаст приказ о перерасчете командировочных, прибавке соответствующих сумм к зарплате сотрудника.

Также на основании служебки начальник сможет сделать выводы относительно качества работы своего подчинённого, его профессиональных навыков. Эта информация пригодится, если будет поставлен вопрос о повышении работника или его сокращении.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки по результатам командировки, отметим, что отечественный законодатель не предусматривает каких-либо строгих правил по части формирования такого документа. Таким образом составить служебку сотрудник, возвратившийся из служебной поездки, сможет самостоятельно, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. По структуре наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Отдельно осветим момент с применением фирменных бланков. Начиная с 2014 года, когда отечественный законодатель утратил интерес к внутреннему документообороту частных организаций, пользоваться унифицированными бланками стало необязательно. Теперь все юридические лица имеют возможность самостоятельно разработать и утвердить на собственном локальном уровне определенные шаблоны. Такой бланк уже будет содержать в себе необходимые реквизиты, а возможно, и фирменный логотип предприятия.

Взять фирменный бланк при условии его наличия работник сможет отделе кадров организации, обратившись к кадровику с соответствующей просьбой. Специалист отдела кадров не только распечатает бланк, но также подскажет, как правильно его заполнить.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки по результатам командировки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашей служебной записки. Ссылаемся на то, что с такого-то по такое-то число мы находились в служебной поездке, выполняли такие-то задачи. Затем предоставляем руководителю отчет о проделанной нами работе, уделяя внимание следующий моментам: результат работы, командировочные средства, возможность дальнейшего сотрудничества с контрагентом.

Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь заверить её собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Итоговый вариант записки передаем начальнику на рассмотрение, дожидаемся, когда он примет соответствующее решение. Например, речь может пойти о начислении премиальных, компенсации затраченных личных денежных средств или чем-то ещё. В любом случае директору придется издать соответствующий приказ, с которым вас ознакомят под подпись.

Примерный образец