Служебная записка по разъездному характеру работы

Служебная записка по разъездному характеру работы – это документ, с которым работник, чья трудовая деятельность связана с разъездами, может обратиться к руководителю организации, потребовать компенсировать понесенные им расходы в поездке. Сегодня мы разберемся, чем разъездной характер работы отличается от командировки, какие конкретно расходы обязан компенсировать работодатель, как правильно составить соответствующую официальную бумагу.

Разъездной характер работы

Трудовой кодекс Российской Федерации является основным нормативным правовым актом в сфере трудовых правоотношений. Именно здесь можно найти ответы на все вопросы, касающиеся работы, выплат, отпусков и так далее и тому подобное.

Отечественный законодатель разделяет понятие командировки и служебной поездки сотрудника с разъездным характером работы. Командировка предполагает, что человек будет трудиться в отрыве от своего привычного места работы, а у сотрудников с разъездным характером работы как такового рабочего места нет в принципе. Сюда относят водителей, пеших и разъездных менеджеров, специалистов технической поддержки по вызову и так далее. Важно разделяет эти две трудовые категории, ведь служебные поездки таких работников оформляются по-разному.

Для того, чтобы направить человека в командировку, директору потребуется издать соответствующий приказ, оформить всё официально. У сотрудников с разъездным характером работы условия о постоянных служебных поездках уже прописаны в условиях трудового договора, а значит, дополнительную документацию оформлять нет необходимости.

Служебка и компенсация расходов

Служебная поездка по разъездному характеру работы применяется в тех случаях, когда работник в рамках очередной служебной поездки был вынужден затратить личные средства в интересах работодателя. Речь может идти о транспортных расходах, в том числе и расходах на ГСМ, питании, проживании или чем-то её. Подробная регламентация подобной компенсации содержится в статья 168.1 Закона «О труде».

Следует понимать, что любые дополнительные траты, не связанные с питанием и проживанием, организацией будут компенсироваться лишь в том случае, если они были согласованы. Например, специалист выехал на место для проведения работ, однако под рукой не оказалось необходимых запчастей, в связи с чем пришлось приобрести их в ближайшем магазине, чтобы закрыть заказ. По идее, в таких ситуациях сотрудник должен связаться с непосредственным начальником, разъяснить ситуацию и узнать его мнение на этот счет. Если начальник даст добро на закупку, деньги однозначно компенсируют.

Всякий раз, когда поднимается вопрос о компенсации расходов сотрудника, необходимо уделять серьезное внимание всей подтверждающей документации. Речь идёт о всевозможных кассовых чеках и накладных, которые смогут подтвердить, где, когда и на что сотрудник тратил деньги. Все чеки потребуется приложить к служебке по разъездному характеру работы, передать в бухгалтерию, затребовать компенсацию. Как только главбух всё проверит и согласует компенсацию, деньги будут переведены на зарплатный счет работника.

Форма документа

Служебная записка по разъездному характеру работы является тем документом, для составления которого отечественный законодатель не предусмотрел каких-либо стандартных или шаблонных бланков. Таким образом получается, что каждая отдельно взятая организация имеет возможность сформировать фирменные бланки, утвердить их на локальном уровне, просить сотрудников пользоваться именно ими. Такой подход к документообороту не только сделает его более целостным и единообразным, но также облегчит задачу работникам, взаимодействующими со служебками.

Если в вашей фирме нет шаблонных бланков, придется брать ситуацию в свои руки и формировать служебку самостоятельно, своими силами. Для этого нам потребуется изучить общие правила делового документооборота, понять, как именно должны выглядеть официальные бумаги.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Сам документ оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять нашу служебку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кому и от кого подается официальная бумага. В частности, потребуется указать ФИО и должность нашего руководителя, собственные ФИО и должность. В силу того, что обращение носит строго внутренний характер, обозначать более подробные идентификаторы нет нужды.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашей служебки. Утверждаем, что в рамках очередной служебной поездки мы были вынуждены затратить личные денежные средства в интересах организации, в связи с чем, со ссылкой на статью 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации, хотим получить компенсацию. В качестве подтверждения обстоятельств, на которые мы ссылаемся, прилагаем документы о трате денежных средств: чеки, накладные.

Примерный образец