Служебная записка об увеличении штата бухгалтерии

Служебная записка об увеличении штата бухгалтерии – это документ, с которым главный бухгалтер организации может обратиться в адрес её директора, попросить рассмотреть вопрос о разрешении кадрового состава бухгалтерского отдела. В рамках настоящего материала мы разберемся, в каких случаях поднимается вопрос об увеличении штата бухгалтерии, какую роль в этом играет главбух, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.

Бухгалтерия на предприятии

Ни одна организация, какой бы деятельностью она ни занималась, не может существовать без бухгалтерии. Главный бухгалтер считается вторым главным лицом предприятия после непосредственно самого директора, его руководителя, а возможно и учредителя. Бухгалтерия занимается расчетами, распределением денежных средств по статьям дохода и расхода, отчитывается перед государственными органами, выплачивает налоги и пенсионные отчисления за сотрудников. Как можно заметить, обязанностей у бухгалтерского отдела предостаточно.

Штат бухгалтерии, то есть количество ставок на отдел, формируется исходя из размеров организации, количества сотрудников, оборота денежных средств и так далее. В то время, как небольшие компании способны существовать, имея лишь одного бухгалтера, более-менее крупным фирмам потребуется от четырёх до восьми человек. Изначально один главбух занимается всеми направлениями бухгалтерской деятельности, однако в дальнейшем его обязанности распределяются между различными сотрудниками.

Так, один бухгалтер будет заниматься вопросами государственной пошлины, второй – начислением заработной платы, отпускных и работой с СФР, а третий – уплатой налогов и распределением денег на расчетном счету. Основной нормативный акт по теме – Федеральный закон «О бухучете».

Увеличение штата

Вопрос об увеличении штата поднимается в тех случаях, когда бухгалтерия в текущем её составе физически не справляется с поставленной перед ней задачей. Так, если сотрудникам регулярно приходится перерабатывать, задерживаться на работе после официального завершения рабочего дня и даже выходить на смену в законные выходные дни, следует незамедлительно поставить перед директором вырос об увеличении штата бухгалтерии.

Выступить с подобной инициативой должен никто иной как главный бухгалтер организации. Именно он является непосредственным руководителем всего бухгалтерского отдела, отвечает за него, курирует работу в целом. Начальник всего может объективно оценить возможности своего отдела, понять, что дополнительный сотрудник помог бы разгрузить уже имеющихся бухгалтеров.

Решение вопроса об увеличении штата бухгалтерии в ряде случаев придется решать при содействии кадровика, начальника кадровой службы. Дело в том, что у организации есть штатное расписание, в котором четко зафиксировано, сколько ставок предусмотрено для той или иной должности. Если выйдет так, что все предусмотренные для бухгалтерии ставки уже заняты, придется вносить правки в штатное расписание, что создаст определенные осложнения, растянет процесс.

Более того, приём на работу дополнительного сотрудника будет означать возложение на организацию дополнительных расходов: заработная плата, налоги, отчисления. Далеко не каждый руководитель пойдет на подобную инициативу, посчитав, что решить проблему нехватки рук можно другими способами.

Служебная записка

Служебная записка как документ представляет собой удобный способ сообщения между сотрудниками одной организации. В нашем случае мы буем наблюдать процесс взаимодействия главного бухгалтера, директора, кадровика и HR-менеджера. Главбух заявляет инициативу об увеличении штата, директор ставит визу «согласовано», кадровик решает вопросы со штатным расписанием, а HR-специалист занимается подбором кандидатов на должность. Более того, прием увеличение штата и прием нового человека на работу будут осуществляться через приказ директора, а у каждого распоряжения начальника должно быть своё основание. В нашем случае таким основанием выступит служебка от главбуха.

Написать служебку можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.

Инструкция по составлению записки

Служебную записку об увеличении штата бухгалтерии нам следует начать составлять с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, главбух указывает свои ФИО и должность.

Ниже по документу обращаемся к директору, утверждаем, что организация за последнее время серьезно разрослась, увеличилось количество сотрудников, равно как и увеличился поток денежных средств, нуждающихся в обработке, проведении через бухгалтерию. Ссылаемся на то, что бухгалтерия в нынешнем кадровом составе не справляется с поставленной перед ней задачей, в связи с чем необходимо рассмотреть инициативу увеличения штата.

Примерный образец