Служебная записка об утрате имущества

Служебная записка об утрате имущества – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться любой из сотрудников, допустивший или ставший свидетелем утраты того или иного имущества. Сегодня мы разберемся, каким образом между сотрудниками организаций распределяется ответственность за то или иное имущество, что можно подвести под утрату, как правильно составить служебку и зачем она нужна.

Утрата имущества

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель обязан обеспечить своих работников всем необходимым для осуществления ими трудовой деятельности. Здесь речь идёт об оборудовании, инструментах, спецодежде и так далее и тому подобно.

Всё имущество, передаваемое сотрудникам в руки, является подотчетным, то есть человек будет нести за него материальную ответственность. По идее, у любого объекта должен быть свой инвентарный номер, позволяющий отличать один предмет от другого. Таким образом удастся однозначно отследить, какая именно вещь была утрачена, если она не была уникальной.

Под утратой имущества может пониматься как деформация предмета или его уничтожение, так и потеря. Например, после выполнения работ на выезде, вне стен предприятия, бригада рабочих не досчиталась нескольких инструментов. Конечно, первым делом необходимо попытаться разыскать утраченное имущество, поспрашивать и людей и так далее и тому подобное. Если продолжительные поиски не принесли нужного результата, придется писать служебную записку об утрате имущества.

Служебная записка

Служебная записка об утрате имущества имеет несколько задач. Во-первых, посредством служебки мы поставим руководство компании в известность относительно утраты. Директор в свою очередь должен будет решить, какие меры ему предпринять. Например, можно применить к ответственному сотруднику меры дисциплинарной и материальной ответственности.

Во-вторых, служебная записка в соответствии с действующими правилами Федерального закона «О бухгалтерском учете» может стать основанием для списания имущества организации. Для того, чтобы фактически отсутствующее утраченное имущество больше не числилось на балансе фирмы, потребуется его списать. Сделать это может бухгалтерия с визы директора организации, составив соответствующие приказ и акт.

Саму служебную записку должен составлять сотрудник, непосредственно несущий ответственность за утраченное имущество. Если каких-либо дополнительных бумаг по части возложения ответственности работник не подписывал, значит, возложить на него материальную ответственность будет весьма проблематично, тем не менее отчитаться об утрате в любом случае придется.

Форма документа

Служебная записка об утрате имущества является документом из внутреннего документооборота организации, а значит, на законодательном уровне нет и не может быть унифицированных бланков или шаблонов. Таким образом получается, что составить служебку можно будет в свободной форме, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота, либо же воспользовавшись фирменными бланками предприятия.

Отметим, что разработка локальных бланков – это право предприятий, а не их обязанность. Таким образом вполне вероятно ситуация, когда у компании банально не окажется собственных шаблонов для составления внутренней документации её сотрудниками. В таких случаях работнику придется брать всё в свои руки, формировать служебную записку самостоятельно, своими силами.

Написать текст служебной записки об утрате имущества можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки об утрате имущества мы бы рекомендовали начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность руководителя, к которому мы и будем обращаться. Затем здесь же, немного ниже, обозначим ФИО работника-заявителя, наименование занимаемой им должности в штатном расписании фирмы.

Ниже по документу начинаем формировать основной содержательный блок нашей служебки. Утверждаем, что то или иное имущество, с которым мы работали, было утрачено. Поподробнее разъясняем, при каких обстоятельствах произошла утрата, что стало её причиной.

Далее мы может попросить списать ценности и закупить новые, взамен старым. Отметим, что это именно просьба, дальнейшие шаги начальник будет определять самостоятельно, ориентируясь на особенности ситуации.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, остается лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции руководства. Вполне вероятно, директор примет решение о применении к ответственному лицу мер материальной ответственности, дисциплинарного взыскания.

Примерный образец