Служебная записка об устранении замечаний – это официальная бумага, с которой работник может обратиться к своему непосредственному начальнику или руководителю всей организации, сообщить о том, что замечания, сделанные ранее, были исправлены. Сегодня мы разберемся, о каких замечаниях может идти речь, как правильно составить такую служебку и зачем она вообще нужна.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Замечание к сотрудникам
Заключая с организацией трудовой договор, сотрудник обязуется соблюдать и выполнять его условия. Контролировать выполнение условий трудового договора работником должен его непосредственный начальник, в случае необходимости делать устные замечание или даже писать докладные записки на имя директора организации.
Говоря об условиях трудового договора, работник должен выполнять свои прямые должностные обязанности, подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка и так далее и тому подобное. Например, организация также может предъявлять требования к внешнему виду сотрудника, чистоте на его рабочем месте и так далее и тому подобное. Если человек по каким-то причинам нарушил правила, он должен будет оправдаться перед начальством, составив объяснительную записку.
Более того, после устранения замечаний, на которые было указано начальником, необходимо будет обратиться в его адрес со служебной запиской, сообщить об этом. После того, как замечания будут устранены, дисциплинарное взыскания с работника может быть снято.
Говоря о замечаниях, речь может идти не только замечаниях начальства, но также и о замечаниях со стороны представителей государственных органов: Роспотребнадзор, Государственная инспекция труда и так далее и тому подобное.
Устранение замечаний
Если начальник отдела или представитель государственного ведомства выявит какие-то замечания, сотруднику, допустившему нарушения, потребуется в кратчайшие сроки их устранить. Чаще всего нарушителю дают вполне конкретные сроки для устранения недостатков. Временной промежуток будет целиком и полностью зависеть от характера нарушения и сложности его устранения.
Например, если сотрудник допустил ошибку при составлении квартального отчета, в результате чего все итоги оказались неверными, придется найти, куда закралась ошибка, устранить её. Можно сказать, что устранение недостатков – это поставленная перед сотрудником задача, которую он должен в кратчайшие сроки выполнить.
Как только проблема будет решена, работнику потребуется составить служебную записку на имя руководителя, отчитаться о проделанной работе. Чем быстрее устранить замечания, тем лучше. Если не уложиться в срок, поставленный сотрудниками госорганов, можно нарваться на штраф.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки об устранении замечаний, следует отметить, что отечественный законодатель не предусмотрел каких-либо стандартных бланков или шаблонов для составления такого рода документов. Обратим внимание, что до 2014 года Минтруд и Госкомстат ещё как-то пытались регулировать внутренний документооборот частных организаций, но в данный момент это всё осталось в прошлом. Сейчас каждое предприятие имеет вполне реальную возможность самостоятельно разработать и утвердить на локальном уровне фирменный бланк, которым сотрудники могли бы пользоваться по мере необходимости.
Фирменный бланк представляет собой унифицированный шаблон для заполнения, на котором уже заблаговременно прописаны реквизиты организации. Сотруднику-заявителю останется лишь заполнить необходимые поля своими данными, сделать это максимально правило. Помочь советом может сотрудник отдела кадров, который на ежедневной основе работает с этими шаблонами.
Если на вашем предприятии нет фирменных бланков, придется брать ситуацию в свои руки, составлять служебную записку самостоятельно и своими силами. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вооружаемся подручными средствами. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Рассказываем, как составить служебку
Процесс формирования служебной записки об устранении замечаний следует начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги указываем полное наименование организации, в которой мы работаем, ФИО и должность руководителя, перед которым собираетесь отчитаться. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО работника-исполнителя, занимаемую им должность в фирме. В силу того, что данная служебная записка носит строго внутренний характер, прописывать какие-то более подробные идентификаторы нет нужды.
Следующим шагом мы приступаем к оформлению основного содержательного блока. Утверждаем, что такого-то числа вам было сделано замечание руководителем по такому-то поводу. Следующим шагом ссылаемся на то, что по состоянию на данный момент замечание отработано, а недостатки, на которые указывалось, были устранены.
Ниже по документу заверяем служебную записку собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, осталось лишь передать её на рассмотрение и дождаться, пока руководство рассмотрит документ. Если в вашем отношении были применено дисциплинарное взыскание, вполне вероятно, что после обращения с данной служебкой оно будет снято.
Примерный образец
