Служебная записка об учреждении PR-отдела – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выступить с инициативой учреждения на предприятии PR-отдела. Сегодня мы разберемся, чем конкретно должен заниматься PR-отдел и его специалисты, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить, не допустив банальных ошибок.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
PR на предприятии
Под термином «PR» принято понимать деятельность внутри организации, направленную на формирование общественного мнения относительно работы компании на рынке. Сейчас, когда у каждой фирмы, чем бы она ни занималась, есть свои странички в социальных сетях, появляется необходимость постоянного проявления соответствующей медийной активности. Речь идёт о регулярных публикациях, ответы на вопросы и обращения потребителей, взаимодействие с локальными СМИ и иными компаниями в публичном поле, с целью взаимной рекламы.
Всеми вышеперечисленными и многими другими задачами занимается PR-отдел и его PR-специалисты. Такие люди должны уметь работать с текстом, чувствовать настроение и понимать, как можно на него повлиять. Предпочтительно, чтобы у сотрудников были корочки журналистов, дизайнеров или, как минимум, имелось какое-то портфолио с примерами уже выполненных работ.
Конкретные задачи перед PR-отделом ставит руководство компании. Существует множество различных стратегий поведения в публичном поле, каждая из которых в определенной ситуации может принести свои дивиденды.
Учреждение отдела
Учреждение нового отдела на предприятии – это всегда непростое решение, требующее проведение большого объема работы. В частности, придется изменять организационную структуру компании, вносить правки в её штатное расписание, находить дополнительные деньги на организацию рабочих мест и выплату заработных плат и так далее и тому подобное. Для того чтобы директор согласовал столь масштабное мероприятие, его потребуется убедить в наличии соответствующей необходимости.
Оценить пользу от работы PR-отдела на короткой дистанции не получится, поскольку здесь речь идёт о долгосрочных инвестициях. Несмотря на это, сама работа специалистов станет видна уже в ближайшее время.
Как показывает статистика, хороший PR-отдел своей работой способен серьезно поднять продажи продукта компании. Практика знает много примеров, когда маркетинг фирмы оказывался куда более качественным, нежели продукт, который она пытается продать.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки об учреждении PR-отдела, мы отметим, что закон по состоянию на сегодняшний день не предлагает нам для применения каких-либо специализированных бланков или шаблонов, которыми мы могли бы воспользоваться для составления такой официальной бумаги. Отсюда получается, что в теории любой желающий имеет возможность сформировать официальное обращение самостоятельно, в свободной форме. Здесь будет достаточно руководствоваться одними лишь общими правилами делового документооборота и обращать внимание на схожие деловые бумаги. Кратко пройдемся по нескольким правилам взаимодействия.
Во-первых, следует понимать, что все деловые бумаги подобного толка должны быть составлены в соответствии с определенной структурой. В частности, наша служебка будет формироваться из шапки, основного содержательного блока и части с реквизитами. Далее мы расскажем, как правильно оформить каждый структурный элемент в подробностях.
Во-вторых, придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Это весьма важный момент, поскольку обращаться мы будем в адрес директора, который в свою очередь привык взаимодействовать с документами именно такого толка.
Исполнить текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начать работу со служебной записки об учреждении PR-отдела автору следует с заполнения шапки. Это первый логический структурный элемент, который должен появиться на бумаге. В правом верхнем углу листа прописываем ФИО и должность руководителя, которому и будет адресоваться обращение. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим уже ФИО и должность автора настоящей служебки, занимаемую им в штатном расписании должность. В принципе, такого набора информации о представителях предприятия окажется вполне достаточно, поскольку она носит строго внутренний характер.
Ниже по документу приступаем к оформлению основного содержательного блока нашей служебной записки. Здесь мы должны будем официально обратиться в адрес директора и выступить с инициативой учреждения в нашей компании PR-отдела. Поподробнее разъясняем, чем конкретно будет заниматься PR-отдел, зачем он вообще нужен.
В завершение работы с официальной бумагой мы должны будем расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. В таком виде служебную записку уже можно назвать полностью составленной и готовой к передаче на рассмотрение. Как только директор примет решение, вам дадут об этом знать.
Примерный образец
