Служебная записка об оснащении рабочего места

Служебная записка об оснащении рабочего места – это документ, с которым работник может обратиться в адрес директора, своего непосредственного начальника или специалиста по закупкам, попросить оснастить его рабочее место какими-то предметами. Сегодня мы разберемся, каким образом происходит оснащение рабочего пространства сотрудников необходимыми для работы инструментами, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.

Оснащение рабочего места

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель обязан обеспечить своих сотрудников всем необходимым для работы, осуществления трудовой деятельности. Это означает, что, придя на работу, человек должен иметь под рукой весь инструментарий, нужды для выполнения трудовых обязанностей. Для офисного сотрудника под оснащением рабочего места можно понимать обеспечение его канцелярией, простейшей оргтехникой, бумагой и компьютером с периферией. Как известно, в каждой профессии есть своя специфика, а значит, оснащение рабочего места будет меняться от должности к должности.

По идее, следить за тем, чтобы работники ни в чем не нуждались, должны руководители отделов, однако, как показывает практика, сделать это удается не всегда. Таким образом самим сотрудникам даётся возможность обращаться к заведующему по АХЧ или специалисту по закупкам, просить, чтобы тот решил вопрос.

Служебная записка

Служебная записка как официальная бумага является структурным элементом внутреннего документооборота организации, то есть не должна выйти за пределы предприятия. Получается, что служебка предназначена исключительно для внутреннего пользования.

Её адресат будет зависеть от того, как именно распределяются обязанности по закупкам внутри организации. Если предприятие действительно крупное, значит, в штате должен быть отдельный сотрудник, занимающийся оснащением. Это может быть заведующий по АХЧ или специалист по закупкам. На небольших предприятиях эта обязанность возлагается на главного бухгалтера либо директора. Перед тем, как составлять служебку, следует уточнить, на чьё имя её писать.

В дальнейшем, когда служебка будет передана по назначению, она в любом случае должна будет пройти через директора. Несмотря на то, что непосредственно закупками занимается кто-то из наших коллег, только руководитель и главбух могут принимать решения относительно выделения денежных средств фирмы на те или иные цели. Так, на служебке должна появиться заветная виза «согласовано», чтобы закупщик смог сформировать заказ, связаться с поставщиками и сделать свою работу.

Обоснование оснащения

Для того, чтобы служебную записку об оснащении рабочего места удовлетворили, сама просьба должна быть достаточным образом замотивирована. Едва ли директор согласится выделить деньги, если не увидит в этом необходимости. Проблемы могут возникнуть и в том случае, если сотрудник хочет оснастить своё рабочее место каким-то нестандартным либо дорогостоящим предметом.

Руководство дважды подумает, а стоит ли идти на уступки в данном вопросе, либо в этом нет никакой особой необходимости.

Форма документа

Форма служебной записки об оснащении рабочего места не утверждается на законодательном уровне, однако это не значит, что документ может быть сформирован без соблюдения каких-либо правил. Внутренний документооборот частных организаций отдан на откуп её руководству, а значит, директор и учредитель вправе самостоятельно определить, как именно должны выглядеть официальные бумаги.

К сожалению, далеко не каждая компания столь внимательно подходит к вопросу документооборота, а значит, нередко приходится составлять служебки в свободной форме. Для этого вооружаемся синей или чёрной шариковой ручкой, чистым листком бумаги формата А4. Здесь самое главное – выдержать структуру, служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Разбираемся, как составить записку

Процесс формирования служебной записки нам следует начинать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование организации, а также ФИО и должность сотрудника, к которому мы обращаемся. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО и наименование занимаемой должности.

Ниже по документу обращаемся к коллеге или руководителю, просим обеспечить наше рабочее место необходимыми для работы материалами, расходниками или инструментами. Утверждаем, что выделенного запаса оказалось недостаточно либо в наборе не хватило важного для работы приспособления.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги и передаём итоговый вариант на рассмотрение. Как только процесс согласования закупки завершится, вам как инициатору дадут об этом знать. Если всё пройдет успешно, то есть директор согласует инициативу, а поставщик поставит товар на предприятие, рабочее место будет оснащено в полном соответствии с запросом.

Конкретные сроки реализации инициативы будут зависеть от множества факторов, включая занятость закупщика и директора, удаленность склада поставщика, особенностей доставки и так далее и тому подобное. В теории вопрос с оснащением рабочего места может быть закрыт и в течение одного рабочего дня, если необходимые предметы окажутся на складе.

Примерный образец