Служебная записка об изменении режима работы организации

Служебная записка об изменении режима работы организации – это официальная бумага, с которой один из руководителей предприятия может обратиться в адрес её директора, выступив с инициативой об изменении режима работы всей компании в целом. Сегодня мы разберемся, как устанавливается режим работы фирмы, кто может принимать решения относительно его изменения, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Режим работы

Трудовой договор как документ, устанавливающий права и обязанности работника и работодателя, содержит в себе ряд существенных условий. Одно из таких условий – это график работы. Именно в это время человек должен находиться на своём рабочем месте, выполнять должностные обязанности. Как правило, график работы организации совпадает с графиком работы конкретного сотрудника, а значит, в случае внесения корректировок придется менять и то, и то.

Режимом работы организации признается тот временной промежуток, в течение которого сотрудники будут находится на своих местах. На сегодняшний день существует несколько форматов работы: сменный два на два или же стандартная пятидневка с двумя выходными, субботой и воскресеньем. Рабочий день имеет свою определенную продолжительность. Так, для стандартной пятидневки рабочий день будет длиться восемь часов. Получается, что за целую рабочую неделю человеку придется отработать 40 часов.

Обычно организации на пятидневке трудятся с 8 до 17 или же с 9 до 18. В любой момент руководитель компании может издать приказ об изменении режима работы организации, тем самым внеся соответствующие корректировки. Очень часто предприятия изменяют режим работы на летний, сокращая обеденный перерыв в пользу сокращения рабочего дня в пятницу. Если от каждого обеда в течение всей рабочей недели отнять по 12 минут, получится, что пятница станет короче на целый час.

Служебная записка

Служебная записка об изменении режима работы организации составляется кем-то из руководителей организации, будь то начальник одного из отделов или же заместитель директора. Именно к их мнению директор прислушается, а особенно в том случае, если оно будет достаточным образом замотивировано. Решение об изменении режима работы придется чем-то объяснить. Например, оптимизацией рабочего процесса или подведением времени работы компании под столичное время, если предприятие действует в одном из удаленных регионов. Очень часто возникают проблемы по части коммуникации, если приходится работать с Москвой, а сама компания находится, условно говоря, в ХМАО.

Сама по себе служебка представляет собой внутреннее обращение, а значит, никогда не должна выйти за пределы внутреннего документооборота. Следует понимать, что директор хоть и обязан рассматривать инициативы своих сотрудников, однако не обязан их удовлетворять.

Форма документа

Служебка об изменении режима работы организации является внутренним документом, а значит, к её форме и содержанию отечественный законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований. Это означает, что для составления служебки нам потребуется лишь соблюдать общие правила делового документооборота и не более того. Также не забываем и о стандартной для подобных обращений структуре, чтобы из содержания записки было понятно, кому и от кого она подается, по какому поводу. Так, служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Отдельно выделим ситуацию, если у компании есть собственный фирменный бланк. Право на разработку таких шаблонов регулируется отечественным законодателем. Взять бланк для заполнения можно в отделе кадров. Кадровик в свою очередь не просто распечатает шаблон для заполнения, но и подскажет, как правильно его заполнить.

Разбираемся, как составить служебную записку

Служебная записка является тем документом, который нам придется начинать составлять с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим ФИО нашего руководителя и полное наименование организации. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу обращаемся к директору, выступаем с инициативой изменения режима работы организации со старого на новый. Предлагаем обновленный график работы, мотивируем причину принятия такого решения. Следует понимать, что для изменения графика директору придется издать соответствующий приказ, а кадровику – ознакомить с его содержанием всех работников компании без исключения.

Следующим шагом мы расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться результата. Если начальник всё-таки решил пойти на изменение режима работы, автор служебной записки узнает об этом первым. Говорить о конкретных сроках довольно-таки проблематично, здесь всё будет зависеть от занятости руководителя в моменте.

В тексте приказа будет назначено лицо, ответственное за исполнение распоряжение. Этому работнику придется подготовить проект приказа, внести корректировки в коллективный договор или иной акт, содержащий в себе положения относительно режима работы организации. Чаще всего такой работой занимается сотрудник кадровой службы, будь то рядовой кадровик или же начальник отдела кадров.

Примерный образец