Служебная записка об исполнении плана мероприятий

Служебная записка об исполнении плана мероприятий – это внутренний документ организации, согласно которому работник отчитывается перед руководителем об успешном проведении всех мероприятий из запланированного списка. Сегодня мы разберемся, о каких мероприятиях может идти речь, кто из сотрудников может нести ответственность за их проведение, причем здесь служебная записка и как правильно её сформировать.

План мероприятий

Пол планом мероприятий понимается перечень дел и задач, поставленный перед конкретным сотрудником или целым отделом на определенный промежуток времени вперед. Например, это может быть план мероприятий на год, квартал или месяц. Речь может идти о мероприятиях по охране труда, мероприятиях по пожарной безопасности или каких-то других активностях, в том числе и связанных с бумажной работой, отчетами.

План мероприятий всегда утверждается заблаговременно, подписью директора. Несмотря на то, что, вероятнее всего, фактической разработкой плана занимался не сам директор, а кто-то из его сотрудников, подчинённых, именно руководитель должен будет утвердить итоговый вариант.

Иногда план мероприятий является обязательным к выполнению в соответствии с нормами действующего законодательства. Например, так происходит с мероприятиями по части охраны труда. Специалист должен проводить инструктажи среди сотрудников, регулярно проверять наличие и исправность пожаротушительных систем, инструментов и приспособлений.

После того, как план на определенный временной отрезок будет выполнен, ответственный сотрудник должен будет отчитаться о проделанной работе перед руководством. Директора нужно будет поставить в известность, что все мероприятия по данному направлению деятельности были выполнены в полном соответствии с планом.

Служебная записка

Служебная записка об исполнении плана мероприятий является исключительно внутренним документом из документооборота организации. Предполагается, что официальная бумага не должна выйти за его пределы. Таким образом получается, что служебка об исполнении плана нужна исключительно для внутренних целей.

Её адресатом должен выступить тот сотрудник, который и был ответственным за выполнение плана мероприятий, будь то охрана труда, пожарная безопасность или что-то ещё. Адресат – руководитель предприятия или структурного подразделения. Например, руководитель общества с ограниченной ответственностью будет считаться его директор.

Полностью составленный вариант служебной записки её автор должен еще передать руководителю на рассмотрение. Начальник изучит служебку и при необходимости поднимет документацию, чтобы проверить, все ли мероприятия были исполнены надлежащим образом. В случае выявления противоречий к автору служебки возникнут вопросы, на которые ему обязательно придется ответить. Вполне вероятно, речь даже может зайти о применении к работнику мер дисциплинарного взыскания или, наоборот, мер поощрительного характера.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки об исполнении плана мероприятий, следует отметить, что какого-то конкретного бланка или шаблона для составления такого документа не существует вовсе. Таким образом получается, что официальную бумагу может составить совершенно любой человек, имеющий под рукой лишь базовые средства для набора текста и владеющий базовыми навыками делового документооборота. В частности, наша служебная записка должна выглядеть надлежащим образом, чтобы у директора не возникло лишних вопросов по части её оформления.

Обращаем внимание, что служебная записка об исполнении плана мероприятий должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст документа допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебную записку

Приступаем к формированию служебной записки об исполнении плана мероприятий с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки пропишет свои ФИО, наименование занимаемой должности. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к директору, утверждаем, что выставленный план мероприятий на такой-то промежуток времени исполнен в полном объеме, поставленная задача выполнена. Ничего просить в служебной записке мы не будем, так как наша изначальная задача заключалась в том, чтобы отчитаться перед руководством о проделанной работе.

Примерный образец