Служебная записка о замещении во время отпуска – это документ, с которым начальник какого-либо отдела на предприятии обращается к директору фирмы с просьбой рассмотреть возможность замещения временно отсутствующего сотрудника. Сегодня мы разберемся, что подразумевается под замещением, как правильно оформить процедуру с точки действующего законодательства, зачем нужна подобная официальная бумага.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Замещение на работе
Замещение отсутствующих на предприятии сотрудников – это отличное решение для поддержания продуктивности в организации. Работники имеют свойство уходить в ежегодные оплачиваемые и иные отпуска, а для того, чтобы компания продолжала работать в прежнем темпе, необходимо в кратчайшие сроки оформить замещение. Проблема стоит особенно остро, когда сотрудник уходит в декретный отпуск, не вернётся на предприятие по меньшей мере 18 месяцев.
Замещение может осуществляться несколькими способами. Рассмотрим каждый из них.
Первый вариант – совмещение должностей. Одному из действующих работников компании предлагают за дополнительное вознаграждение выполнять работу своего отсутствующего коллеги параллельно выполнению своих обязанностей. Следует понимать, что принудить подчинённого к замещению нельзя, так как это будет противоречить нормам действующего законодательства.
Второй вариант – совместительство. Кто-то из работников будет выполнять работу коллеги в свободное от своих должностных обязанностей время. Дополнительная оплата также имеет место.
Третий вариант – временный перевод на другую должность. Пока отпускник будет отсутствовать, на его должность переведут другого сотрудника, который и будет выполнять трудовые обязанности.
Каждый из трёх вариантов имеет свои преимущества и недостатки, может использоваться в зависимости от особенностей ситуации и возможностей организации. В любом случае сотрудникам отдела кадров придётся оформлять документацию на замещение, а бухгалтерии рассчитывать заработную плату для заместителя.
Требования к кандидату
Следует иметь в виду, что далеко не каждый сотрудник может занять рабочее место временно отсутствующего отпускника. Для этого кандидату на замещение необходимо соответствовать всем требованиям, предъявляемым к соискателям на должность. Например, если для работы юристом требуется высшее или среднее юридическое образование, условный бухгалтер или менеджер по продажам занять место не сможет.
То же самое касается и ограничений по здоровью. Для некоторых категорий сотрудников предусмотрены государственные профстандарты, предъявляющие требования. Как правило, речь идёт о различного рода вредных и опасных для жизни производствах.
Также еще раз напомним, что главное требование – это согласие сотрудника. Работодатель не может принудить к замещению, ведь в таком случае работник сможет обратиться с жалобой в государственную инспекцию труда, сообщить о нарушениях его прав. О том, как пожаловаться на работодателя в трудовую инспекцию, мы рассказали в другом нашем тексте, опубликованном на сайте.
Служебная записка
Со служебной запиской о замещении во время отпуска к директору компании обращается непосредственный руководитель потенциального заместителя. Первым делом, конечно же, следует узнать мнение самого работника на этот счёт. Если подчинённый не против или даже горит желанием, можно приступать к формированию служебки.
В записке мы просим директора рассмотреть саму возможность оформления замещения в любой из трёх форм. Будет лучше, если вы как заявитель самостоятельно продумаете все тонкости процедуры, предложите конкретную форму замещения. Для директора самое главное – поддержание продуктивности организации на текущим уровне или даже её повышение, а значит, любые варианты, способные выдать этот результат, будут приветствоваться и применяться на практике.
Рассказываем, как правильно составить служебку
Структурно служебная записка разделяется на несколько составных элементов: шапку, основной содержательный блок, в котором мы будем обращаться к директору и просить оформить замещение на время отпуска сотрудника, дату и подпись заявителя. Разберемся, как правильно заполнить каждый отдельно взятый элемент.
Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать ФИО нашего директора в дательном падеже, а также полное наименование компании со ссылкой на организационно-правовую форму юридического лица. Далее по тексту отметим ФИО заявителя служебной записки в родительном падеже, занимаемую им должность в штатном расписании организации.
Ниже по документу мы прописываем название, обращаемся к директору с уважением. В этой части мы утверждаем, что один из наших подчинённых ушёл в отпуск (ежегодный оплачиваемый, по беременности и родам или уходу за ребенком), его работа простаивает, от чего страдает весь отдел. Предлагаем решение проблемы через замещение отпускника другим сотрудником посредством совмещения, совместительства или приёма нового человека на декретную ставку.
В завершение работы с документом мы заверяем итоговый вариант своей подписью с расшифровкой (фамилия и инициалы), ставим дату оформления служебки, передаём её на рассмотрение руководителю. В силу того, что в скорейшем разрешении вопроса заинтересованы все стороны, ответ не заставит себя долго ждать. Как только руководитель примет решение, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы начнут воплощать распоряжение в действие.
Примерный образец
