Служебная записка о замене мебели в кабинете – это документ, с которым в адрес заведующего по хозяйственной части может обратиться любой сотрудник, недовольный своим столом, креслом или иным предметом интерьера. Сегодня мы разберемся, что делать, если вас не устраивает мебель на рабочем месте, зачем нужна служебная записка, как правильно её сформировать.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Мебель на рабочем месте
Вся мебель, размещенная в здании предприятия, стоит на бухгалтерском учёте. Таким образом для того, чтобы списать старый предмет интерьера и поставить на его место новый, придется поработать с официальными бумагами. В частности, одной из таких бумаг будет служебная записка о замене мебели в кабинете. Выступить её заявителем может фактически любой сотрудник, недовольный своим рабочим местом. В большинстве случаев жалуются именно на некачественные или сломанные офисные кресла или стулья, ведь от них начинает болеть спина и портиться осанка. Даже отсутствие одного колесика на кресле создает перекос тела организма на одну сторону, что в свою очередь провоцирует развитие заболеваний по ортопедической части.
За состоянием мебели должен следить заведующий по административно-хозяйственной части или иной сотрудник, несущий ответственность за имущество. В крупных предприятиях в штатном расписании находится место для слесаря, который при необходимости осуществит требуемые ремонтные работы. Как показывает практика, содержать одного ремонтника в штате значительно дешевле, чем регулярно приобретать новую мебель.
Служебная записка
Служебная записка в мире делового документооборота представляет собой просьбу, адресуемую от одного сотрудника организации другому. В небольших компаниях в большинстве своём не пользуются служебными записками, реализуя просьбы без оформления «лишней» документации, однако в фирмах покрупнее без этого не обойтись. Следует понимать, что замена мебели будет подразумевать списание старых предметов интерьера и приобретение новых, а это уже работа с бухгалтерскими учётными бумагами.
Любое бухгалтерское мероприятие должно сопровождаться оформлением соответствующего документа: ведомость, акт, «служебка» и так далее. В служебной записке работник не только выразит свою просьбу о замене мебели в его рабочем кабинете, но также мотивирует свою позицию, объяснит, чем его не устраивает нынешняя. От того, насколько веской окажется причина, зависит вероятность удовлетворения запроса.
Кому подавать
Адресат записки зависит от того, на ком лежит ответственность за имущество организации по части мебели. В теории это может быть слесарь, плотник, заведующий по административно-хозяйственной части, главный бухгалтер, заместитель директора или сам директор. Перед тем, как приступить к оформлению записки, мы бы порекомендовали уточнить этот вопрос в отделе кадров. Кадровик всегда знает всю корпоративную иерархию в организации, кто чем занимается и за что отвечает.
«Служебку» на замену мебели может заявить совершенно любой работник компании, которого не устраивает его рабочий интерьер. Следует иметь в виду, что рассчитывать на удовлетворение можно лишь в том случае, если причина замены является практичной, а не эстетичной.
Форма документа
Как только мы определились с адресатом, можно приступать к оформлению «служебки». Ни Трудовой кодекс Российской Федерации, ни другой нормативный правовой акт не содержат в себе каких-либо указаний по формированию служебной записки по любому поводу. Работнику, выступающему с инициативой, придётся полагаться на свои силы. Несмотря на то, что во многих организациях существуют бланки для составления самых популярных «служебок», мебельный вопрос встаёт на повестке дня не так часто, а значит, вероятнее всего, нужного наш шаблона в кадрах не окажется.
Для составления документа нам потребуются чистый лист бумаги формата А4, чёрная или синяя шариковая ручка. Также допускается оформить записку в машинописном виде.
Инструкция по составлению «служебки»
Служебная записка как деловой документ разделяется на три составных элемента: шапку, основную содержательную часть, дату и подпись заявителя. Разберемся, как правильно наполнить информацией каждый из них.
Первым делом уделим внимание шапке. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны прописать ФИО работника, который отвечает за мебель в организации, а также его должность из штатного расписания. Сведения указываем в дательном падеже. Далее по тексту, но уже в родительном падеже, отметим ФИО автора «служебки», его должность в фирме.
Ниже по документу обращаемся к коллеге с уважением, разъясняем суть вопроса. Утверждаем, что нам необходимо заменить мебель в рабочем кабинете. Так, например, из строя может выйти фурнитура шкафчиков, крепление офисного кресла или иной элемент интерьера. За каждым предметом закреплен свой собственный инвентарный номер, который мы должны найти и уточнить в «служебке».
В завершение работы с документом ставим свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы), а также дату формирования официальной бумаги. В таком виде записку можно передавать на рассмотрение. Сделать это можно нарочным способом либо через внутреннюю корпоративную почту организации. Как бы то ни было, «служебка» в любом случае должна дойти до конечного адресата.
Примерный образец
Если у организации на складе есть необходимая мебель или денежные средства на счету для приобретения новой, просьба сотрудника будет удовлетворена в кратчайшие сроки. Здесь всё будет зависеть исключительно от наличия возможностей реализации запроса, а также распоряжения директора.
