Служебная записка о закупке канцтоваров

Служебная записка о закупке канцтоваров – это документ, с которым к ответственному за материальные ценности компании может обратиться любой её сотрудник с целью запросить приобрести необходимые для работы канцелярские принадлежности. Сегодня мы разберемся, каким образом происходит закупка расходников, зачем нужна подобная официальная бумага, как правильно её сформировать.

Закупка канцелярии

Канцелярские принадлежности – это основа организации работы в любом офисе. Под канцелярией понимают необходимые для работы с документами принадлежности: ручки, карандаши, скрепки, зажимы, степлеры и так далее. Даже калькулятор, представляющий собой простейшую оргтехнику, относят к канцелярским принадлежностям.

Закупка канцелярии осуществляются офисными компаниями на регулярной основе, ведь большинство канцелярских принадлежностей – это расходники. Некоторые предприятия заказывают только стержни для ручек, пытаясь тем самым сэкономить на закупках, однако так происходит не всегда. Чаще всего закупочная корзина формируется исходя из пожеланий сотрудников. Так, у офисных работников спрашивают, какими ручками им удобнее писать, какие скобы для степлера лучше пробивают бумагу и не застревают, и так далее.

Закупка канцелярии обычно происходит по графику. Заведующий по административно-хозяйственной части ведёт учет канцелярских расходников, опережая наперёд момент, когда они подойдут к концу. Чаще всего удаётся предупредить опустошение запасов, заказать необходимые принадлежности наперед, однако, если ответственный сотрудник по каким-то причинам не оформил заказ вовремя.

Служебная записка

Служебная записка о закупке канцтоваров может заявляться от лица любого сотрудника, которому потребовались те или иные принадлежности для работы. Чаще всего с подобным документом обращается начальник отдела, сотрудники которого нуждаются в канцелярии, однако далеко не всегда. Например, одному работнику потребовался записной блокнот, который не был заказан в общей партии канцелярских принадлежностей. Лишний раз тревожить руководителя необязательно, ведь можно решить этот вопрос лично с заведующим по АХЧ.

Служебка представляет собой документ из внутреннего документооборота предприятия, а значит, использоваться он будет исключительно для достижения локальных целей. На основании записки заведующий будет запрашивать денежные средства у главного бухгалтера, отчитываться перед ним и директором за потраченные деньги.

Форма документа

Форма служебной записки не утверждается ни одним действующим ныне нормативным правовым актом, а значит, документ можно сформировать в произвольном виде. Как ни крути, а общепринятые правила делового документооборота никто не отменял, а значит, придётся вспоминать навыки работы с деловыми бумагами. Речь идёт о деловом стиле языка, уважительном отношении к коллегам по работе, а также выдержке определённой структуры.

Иногда в организациях используются шаблоны служебных записок, подготовленные специалистами для постоянного использования. Подобное решение сделает документооборот организации более единообразным, облегчит задачу сотрудникам, ведь им не придётся каждый раз оформлять свои служебки по новой.

Как бы то ни было, если в вашей компании никаких бланков не предусмотрено вовсе, всегда имеется возможность составить записку своими силами. В качестве носителя информации уже традиционно выступит чистый лист бумаги формата А4. Что касаемо исполнения текста, то здесь существует два способа: рукописный и машинописный. Мы бы рекомендовали отдать предпочтение именно печатному варианту, ведь такой текст куда проще воспринимается человеческим глазом.

Инструкция по составлению записки

Служебная записка по своей структуре разделяется на несколько структурных элементов: шапка, основной содержательный блок с выражением просьбы о закупке канцелярских принадлежностей и их перечнем, а также даты составления и подписи сотрудника. Постараемся разобраться, как не допустить ошибок при их оформлении.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны указать, кому и от кого подаётся настоящая служебная записка. Прописываем ФИО адресата в дательном падеже, а также занимаемую им должность на предприятии. Далее по тексту оставляем аналогичный набор сведений, но уже о себе, в родительном падеже.

Ниже по документу мы начинаем излагать суть нашей служебки. С уважением обращаемся к ответственному за материальные ценности лицу, просим его закупить для нас канцелярию. Будет лучше, если вы оформите все необходимые канцелярские принадлежности в виде списка с указанием количества, точных наименований. Если нужные вам ценности уже имеются в запасе, ответственный сотрудник без лишних вопросов и проблем удовлетворит запрос. В противном случае придётся ждать согласования бюджета и доставки предметов в офис. Как правило, если у организации налажены поставки у проверенного поставщика, ждать придется недолго.

На этом моменте работа по составлению служебки подходит к завершению. Осталось лишь оставить дату её формирования, заверить всё вышеизложенное содержание автографом исполнителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). Теперь служебную записку можно назвать полностью сформированной и готовой к передаче по назначению. Передать её на рассмотрение можно как в нарочном варианте, так и направив по внутренней корпоративной почте. Здесь всё будет зависеть от особенностей организации процессов внутри фирмы.

Примерный образец