Служебная записка о закреплении сотрудника за отделом

Служебная записка о закреплении сотрудника за отделом — это официальная бумага, с которой в адрес руководителя всей организации в целом может обратиться один из локальных руководителей или же рядовых сотрудников, выступить с соответствующей инициативой. Сегодня мы разберемся, что даёт закрепление сотрудников за отделами, в каких организациях используется такая практика, как составить служебку.

Отделы в организации

Любая организация существует, прежде всего, на бумаге, то есть в деловых документах. По документам внутренняя структура предприятия может быть именно такой, какой её и видит руководство. Речь идёт о возможности разделения предприятия на отделы, филиалы, представительства.

Закрепление сотрудников за отделами в одной организации нужно в том случае, когда в различных отделах трудятся представители одних и тех же профессий. Например, в отделе продаж есть юрист, в отделе работе с клиентами есть юрист, а также юрист есть в кадровой службе. То же самое касается бухгалтерии, специалистов по закупкам и так далее.

Как правило, такая сложна структура актуальна лишь для действительно крупных предприятий, насчитывающих в своих рядах более сотни работников. Это могут быть крупные производственные заводы, фирмы по предоставлению услуг или даже государственные ведомства.

Закрепление сотрудника за конкретным отделом позволит не просто раз и навсегда четко определить его место работы, но также сделать так, чтобы переход в другой отдел стал возможен только на основании составления ряда документов. Так, перевод между отделами, если сотрудник закреплен за одним из них, возможен только на основании распоряжения директора. Ни один локальный руководитель, будь то начальник отдела или же директор филиала, не имеет права перевести человека работать в другой отдел без его согласия.

Служебная записка

Служебная записка о закреплении сотрудника за отделом представляет собой строго внутренний документ, который, по идее, никогда не должен выйти за пределы внутреннего документооборота организации. Это значит, что официальная бумага предназначена исключительно для внутреннего пользования и решения локальных задач.

Выступить автором такой служебки может сам сотрудник, желающий официально закрепиться за отделом, или же начальник одного из таких отделов. Более того, в некоторых ситуациях подобное обращение можно рассматривать даже как просьбу о переводе из одного отдела в другой.

Что касаемо адресата служебной записки, то им станет единоличный руководитель всей организации в целом. Как известно, руководство обществом с ограниченной ответственностью осуществляет директор.

Говорить о сроках рассмотрения служебной записки, равно как и о результатах, весьма проблематично, поскольку здесь всё весьма индивидуально. В теории вопрос может решиться и в рамках одного рабочего дня, если у начальника выдастся свободная минутка. В противном случае придется ждать, пока до вас дойдет очередь.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о закреплении сотрудника за отделом, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предлагает нам к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов, которыми можно было бы воспользоваться в работе. Вместо этого любой сотрудник имеет возможность составить официальную бумагу самостоятельно, руководствуясь одними лишь общими правилами делового документооборота, ориентируясь на схожие документы.

По структуре наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и части с реквизитами. Далее мы поподробнее расскажем, как составить каждый структурный элемент.

Исполнить текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Носителем информации, как и всегда, станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки о закреплении сотрудника за отделом её автору следует начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Ниже по документу, отступив с красной строки, оставим ФИО и должность автора официальной бумаги, обозначив его ФИО и должность в штатном расписании, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу мы обратимся к нашему руководителю, попросим его официально закрепить нас или одного из наших подчинённых за конкретным отделом. В принципе, на этом содержательный блок записки можно считать полностью оформленным.

Следует понимать, что в теории директор может и не удовлетворить такую служебную записку, указав не то, что необходимости в таком закреплении он не видит. Поспорить с директором уже не представится возможным.

Примерный образец