Служебная записка о выделении средств на подарки

Служебная записка о выделении средств на подарки – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя может обратиться один из сотрудников, выступив с инициативой приобретение подарков для работников по тому или иному поводу. Сегодня мы разберемся, по какому случаю предприятие может закупать подарки для работников, кто может выступить с подобной инициативой, как правильно составить соответствующую официальную бумагу.

Подарки на работе

Дарение подарков работникам от работодателя уже вошло во вполне себе стандартную практику, которую можно встретить во многих организациях. Конечно, поводы для дарения везде свои. Например, если одно предприятие ограничивается лишь подарками для детей по случаю нового года, то другие делают презенты почаще:

• 8 марта;
• 23 февраля;
• день рождения организации;
• и так далее.

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель имеет право как наказывать, так и поощрять своих работников. Если для наказания предусмотрено всего три вида санкции, то вот награждать сотрудников руководство фирмы может фактически как угодно, лишь бы это приносило человеку чувство удовлетворения, ценности своей работы.

Подарить можно вообще всё, начиная от набора конфет или бутылки с хорошим алкоголем, заканчивая бытовой техникой. Всё зависит от повода для награждения, количество награждаемых, а также финансового положения организации. Например, по случае выслуги лет на предприятии человек может получить в действительности весомый подарок:

• телевизор;
• стиральная машина;
• холодильник.

Служебная записка

Выступить в адрес директора с инициативой выделения денег на подарки в теории может совершенно любой работник компании, которому в голову пришла такая идея. Конечно же, первым на ум приходит человек из кадровой службы, будь то рядовой кадровик или же руководитель отдела. Именно отдел кадров занимается работой с сотрудниками и их личной документацией, чаще всего занимается вопросами поощрений и дисциплинарных взысканий.

Также нередко можно встретить, как инициатором вручения подарков выступает руководитель какого-то отдела или структурного подразделения. Как правило, локальные начальники ратуют за вознаграждение своих непосредственных подчинённых, своего рабочего коллектива.

Адресатом подобной служебной записки, как мы уже сказали выше, станет руководитель всей организации в целом. Например, в обществе с ограниченной ответственностью такие руководящие функции будет выполнять его директор как единоличный начальник. Именно он уполномочен распоряжаться бюджетом компании, принимать решения относительно его экономии или растраты.

Отметим, что руководитель обязан лишь рассматривать все поступающие в его адрес обращения, тем не менее не обязан удовлетворять каждое из них. В теории, если начальника не заинтересует предложенная инициатива с дарением подарков или у компании банально не окажется в наличии свободных денег, придется отказаться от такой затеи.

Разбираемся, как составить записку

Начинаем процесс составления нашей служебной записки о выделении средств на подарки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны прописать, кому подается служебка, от кого и по какому поводу. Здесь мы в дательном падеже указываем ФИО руководителя нашего расписания и официально занимаемую им должность. Например, если мы говорим об обществах с ограниченной ответственностью, обращение будет адресоваться его директору. О себе автор служебки обозначит ФИО и должность в штатном расписании в соответствии со штатным расписанием. Отметим, что такого набора идентификаторов сторон окажется вполне достаточно, поскольку данное обращение носит исключительно внутренний характер.

Ниже по документу мы обращаемся к нашему директору, выступаем с инициативой дарения сотрудникам подарков, просим выделить на это деньги. В основном содержательном блоке потребуется разъяснить следующие моменты:

• по какому поводу планируется вручение ценных подарков;
• кто именно из сотрудников получит поощрение;
• сколько денежных средств нужно выделить на такую инициативу.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное и ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка будет уже полностью составлена, останется только передать её на рассмотрение и дождаться, когда же руководитель примет решение по нашему вопросу.

В теории никакой документ не ограничивает директора в сроках, тем не менее здесь должны работать правила разумности этих самых сроков. По идее, вы должны получить ответ сразу, как только у руководителя появится свободное время для принятия решения по вашему вопросу: день, неделя, месяц. Таким образом получается, что с подобными инициативами имеет смысл обращаться заблаговременно, за несколько недель до знаменательной даты.

Примерный образец