Служебная записка о выделении кабинета

Служебная записка о выделении кабинета – это документ, с которым в адрес руководителя компании может обратиться один из начальников отделов, попросить выделить для его подразделения дополнительное пространство, дополнительный кабинет в офисном здании. Сегодня мы разберемся, каким образом распределяются кабинеты между отделами на предприятиях, что может подтолкнуть директора к принятию решения о выделении дополнительного места, зачем нужна служебка и как её составить.

Кабинеты в офисе

Как нетрудно догадаться, количество кабинетов в любом офисном здании строго ограничено его площадью и тем пространством, которое можно занять сотрудниками. Распределением работников по кабинетам занимается директор при помощи своих заместителей. Предполагается, что у каждого сотрудника должно быть своё комфортное рабочее место, на котором он смог бы трудиться, показывать максимальную производительность.

При распределении сотрудников по кабинетам следует учитывать специфику их работы. Чем более творческие и нетривиальные задачи разрешает работник, тем более уединённое рабочее пространство у него должно быть. Например, если речь идёт о бухгалтерии, здесь нет нужды распределять людей по различным кабинетам. Хоть работа бухгалтера и требует усидчивости, внимательности, однако ни о каких творческих решениях здесь не идёт и речи.

Совершенно другой разговор начинается, когда поднимается вопрос относительно расселения представителей творческих профессий: дизайнеры, художники, текстовые редакторы, юристы и так далее и тому подобное. Конечно, каждый человек по-своему уникален, а значит, часть авторов может выполнять свои задачи, находясь в шумной обстановке, однако так можно сказать далеко не про всех.

Именно для того, чтобы угодить максимальному числу сотрудников, руководство фирмы и должно уделить соответствующее внимание распределению работников по кабинетам.

Выделение кабинета

У каждого отдела на предприятии существует один или несколько кабинетов, относящихся к его ведению. Начальник этого отдела вправе самостоятельно определить, каким именно образом использовать выделенное пространство. Как правило, варианта здесь два:

• рассадить всех работников в один кабинет, а начальника в другой;
• распределить сотрудников примерно поровну между несколькими кабинетами, посадить начальника в один из них, вместе с подчинёнными.

Принято считать, что начальник не должен сидеть в одном кабинете со своими подчинёнными, однако здесь всё зависит исключительно от людей, правил компании и прочих факторов. В теории, если руководитель посчитает допустимым контролировать работу отдела изнутри, никто не сможет ему воспрепятствовать. Более того, такой подход к руководству можно назвать крайне ответственным, ведь, по сути дела, начальник жертвует своим комфортом на рабочем месте, чтобы лучше контролировать работу собственного отдела.

На практике часто происходят ситуации, когда изначально выделенного пространства под отдел оказывается недостаточно, возникает необходимость запросить дополнительные квадратные метры. Это может быть связано с:

• приёмом на работу нового сотрудника;
• приобретением в отдел дополнительного оборудования, занимающего места;
• изменением специфики работы, требующей тишины и уединения;
• и так далее и тому подобное.

Служебная записка

Служебная записка о выделении кабинета в нашем случае будет представлять собой официальное обращение, носящее вертикальный характер. Её автором выступит начальник одного из отделов, а адресатом – директор всей компании.

Следует понимать, что подавать записку имеет смысл лишь в том случае, если в помещении в принципе есть свободные кабинеты. В противном случае затею можно смело назвать бесперспективной и даже глупой.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка о выделении кабинета должна начинать составляться нами с заполнения её шапки. В верхней части документа укажем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.

Ниже по документу мы обращаемся к директору, ссылаемся на обстоятельства, сделавшие работу в текущем помещении если не невозможной, то, как минимум, затруднительной. Утверждаем, что с недавних пор отдел претерпел изменения по кадровому составу или по специфике работы, в связи с чем нуждается в расширении площади.

Следующим шагом мы просим руководителя выделить нам дополнительный кабинет для отдела, чтобы сотрудники смогли максимально продуктивно работать на благо предприятия. Разъясняем, каким именно образом будет использоваться выделенное пространство, кто или что будет его занимать.

В завершение работы с документом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша официальная бумага полностью сформирована, нам остаётся только передать её на рассмотрение и дождаться ответа. Как только директор примет решение, вам дадут об этом знать.

Примерный образец