Служебная записка о выдаче подотчет на чай, кофе – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться заведующий по АХЧ или любой другой сотрудник, выразив инициативу о закупке продуктов для отдыха коллеги в установленное время. Сегодня мы разберемся, какие организации практикуют выдачу сотрудникам чая и кофе за свой счет, как подобная практика отражается на рабочем процессе, зачем нужна служебная записка.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Подотчетные средства
Подотчетными средствами признаются деньги организации, которые она выдает кому-то из своих представителей на реализацию тех или иных нужд. Например, деньги в подотчет могут выдавать на заправку автомобилей, ремонт оборудования, приобретение краски для принтера, чая и кофе для технических перерывов. За каждую потраченную копейку ответственному сотруднику придется отчитаться, предоставив все чеки о покупках, кассовые чеки. Если бухгалтерия выявит расхождение между фактическими расходами и теми расходами, что заявлены сотрудником, разница будет взыскана с ответственного лица. Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет работодателю удерживать часть заработной платы своих сотрудников при определенных обстоятельств, в том числе и без их согласия.
Для того, чтобы получить деньги в подотчет, сотруднику необходимо подать на имя директора или главбуха служебную записку, выразить соответствующую инициативу. Если подобная инициатива вдохновит руководство, деньги будут выданы на руки.
Чай и кофе на работе
Организации, практикующие дополнительное время отдыха в течение рабочего дня, высоко ценятся на рынке труда. Пятнадцатиминутный технический перерыв или кофе-брейк способны позволить сотрудникам немного отдохнуть от работы, разгрузить головы и с новыми силами возвратиться к труду. Как показывает практика, подобные перерывы несмотря на то, что они отнимают часть рабочего времени, благоприятно сказываются на итоговой выработке за тот же промежуток времени.
Предполагается, что на кофе-брейке коллеги должны собратья в отдельном помещении для отдыха, выпить горячие напитки и побеседовать на отвлеченные темы. По такому поводу организация должна иметь у себя запасы чая, кофе, а в отдельных случаях и сладости в качестве легкого перекуса. Как известно, сахар серьезно стимулирует работу мозга человека, а в купе с кофеином способен дать серьезный тонизирующий эффект.
Закупкой чая и кофе для технических перерывов регулярно должен заниматься кто-то из сотрудников организации. Обычно эти обязанности поручают заведующему по административно-хозяйственной части, так как именно он заведует закупками спецодежды, канцелярии и прочих рабочих принадлежностей.
Как только заведующий по АХЧ заметит, что запасы чая и кофе подходят к концу, он должен в кратчайшие сроки обратиться к директору и выразить инициативу о получении на руки подотчетных средств. Конкретный размер денежной суммы определяется исходя из количества сотрудников компании. В тех случаях, когда у специалиста после закупки остались излишки, он всегда может возвратить их назад в бухгалтерию. Более того, если выданных денег оказалось недостаточно, можно добавить из своих, попросить бухгалтерию компенсировать разницу.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о выдаче подотчет на чай, кофе, следует отметить, что каких-то стандартных бланков или шаблонов для подобных официальных бумаг отечественный законодатель не предусмотрел вовсе. Уже десять лет как частные организации вправе регулировать свой внутренний документооборот самостоятельно, без любого вмешательства со стороны властей. Каждая отдельно взятая компания имеет возможность разработать собственные фирменные бланки, закрепить их на локальном уровне, использовать в своей работе по мере необходимости. Таким образом документооборот может стать более целостным и единообразным.
В тех случаях, когда вам не удалось найти фирменного бланка, придется брать ситуацию в свои руки и составлять обращение своими силами. Вооружаемся чистым листом бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой, приступаем к работе.
Объясняем, как составить записку «на пальцах»
Служебная записка о выдаче в подотчет на чай, кофе должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.
Ниже по документу обращаемся к директору или главбуху, просим выдать нам в подотчет энную сумму денежных средств на закупку чая и кофе для технических перерывов, кофе-брейков. То, к кому именно обращаться, главбуху или директору, зависит от распределения полномочий между руководящими постами фирмы. По идее, подобные вопросы должны решаться через бухгалтерию, однако этот вопрос лучше уточнить заблаговременно.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное своим автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка полностью составлена, осталось лишь передать её на рассмотрение, дождаться, пока деньги выдадут нам на руки. Обычно это происходит в тот же день или на следующий. Не забываем собирать все кассовые чеки, чтобы можно было без лишних проблем отчитаться о потраченных деньгах.
Примерный образец
