Служебная записка о введении должностных инструкций

Служебная записка о введении должностных инструкций – это документ, с которым один из сотрудников организации может обратиться в адрес её руководителя с инициативой о разработке и закреплении на локальном уровне должностных инструкций. Сегодня мы разберемся, что представляет собой должностная инструкция, зачем она нужна, причем здесь служебная записка и как правильно её сформировать.

Должностная инструкция

Если трудовой договор, по сути своей, содержит лишь общие положения относительно того, какую именно трудовую функцию должен выполнять работник на предприятии, то должностная инструкция будет регламентировать этот вопрос более подробно. В частности, должностная инструкция будет закреплять, какие именно обязанности будут числиться за сотрудником, замещающим конкретную должность. Например, кадровик будет обязан работать с личными документами работников, заниматься формированием приказов, их регистрацией и так далее и тому подобное.

Должностная инструкция, в первую очередь, нужна для того, чтобы более детально структурировать работу каждого отдельного сотрудника, всего предприятия в целом. Очень часто возникают ситуации, когда руководители сгружают на своих подчинённых задачи, не находящиеся в их компетенции. Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации работник обязан решать лишь те задачи, которые предусмотрены по его должности. Таким образом начальник не может обязать условного кадровика составить претензию контрагенту по части погашения задолженности, пусть даже у него и будет юридическое образование, соответствующий опыт.

Если каждый человек в компании будет заниматься своей работой, её деятельность в целом станет более последовательной и структурированной. Также наличие должностных инструкций позволит работодателю без лишних проблем применять к своим сотрудникам меры дисциплинарного взыскания.

Служебная записка

Служебная записка, по своей сути, является официальной бумагой из внутреннего документооборота. Адресатом конкретно нашей записки выступит именно директор организации, так как исключительно он обладает полномочиями по раздаче соответствующих распоряжений.

Отметим, что в нашей служебке мы будем обращаться с просьбой, инициативой, которую начальник в теории может отвергнуть, не поддержать. Если руководителю не понравится идея с введением должностных инструкций, он сочтет её бесполезной и ненужной, ничего поделать уже не получится. Действующая редакции Трудового кодекса Российской Федерации не обязывает все предприятия иметь должностные инструкции.

Любые жалобы сотрудников в Государственную инспекцию труда не возымеют соответствующего эффекта, так как работодатель никоим образом не нарушил их права.

В том случае, если директор всё-таки решится на введение должностных инструкций, он издаст приказ об их разработке, а кого-то из сотрудников назначит ответственным. За годы практики сложилось, что разработкой должностной инструкций должен заниматься человек с юридическим образованием, имеющий понимание о внутренней работе предприятия. В теории заняться воплощением идеи в жизнь может штатный юрисконсульт или кадровик.

Если в штате фирмы не оказалось подходящего кандидата, имеется возможность воспользоваться помощью юриста на коммерческой основе либо же сформировать инструкцию самостоятельно, используя стандартные шаблоны.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о введении должностных инструкций, следует отметить, что отечественный законодатель не предусматривает каких-либо строгих требований для составления такого рода документов. Сейчас государственные органы не вмешиваются во внутренний документооборот частных компаний и государственных учреждений, оставляя этот вопрос на усмотрение их руководства. Таким образом, если у вашего предприятия нет фирменных бланков под такие задачи, придется составлять служебную записку самостоятельно, в свободной форме.

Свободная форма документа подразумевает соблюдение общих правил делового документооборота. Например, обращаем должное внимание на структуру служебки. По структуре записка будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, указываем ФИО заявителя, занимаемую им в штатном расписании должность.

Ниже по документу обращаемся к руководителю и выступаем с инициативой введения на предприятии должностных инструкций. Подобную идею потребуется чем-то замотивировать. В нашем случае можно сослаться на упорядочение взаимоотношений между сотрудниками, четкое распределение задач между ними. Отметим, что таким образом удастся также избежать произвола со стороны руководителей различных звеньев.

Следующим шагом, когда основной содержательный блок будет уже полностью составлен, мы должны разобраться с реквизитами. Заверяем всё вышеизложенное подписью автора служебной записки, ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде нашу служебку уже можно назвать полностью сформированной, готовой к передаче на рассмотрение.

О каких-то конкретных сроках, в течение которых директор будет принимать решение, говорить довольно-таки сложно, ведь всё будет зависеть от занятости руководителя и сложности вопроса. В теории на это может уйти от одного рабочего дня до рабочей недели.

Примерный образец