Служебная записка о возмещении расходов на корпоратив – это официальная бумага, с которой сотрудник обращается в бухгалтерию предприятия, просит компенсировать ему затраченные на корпоративное мероприятие денежные средства. Сегодня мы разберемся, как работает эта процедура, могут ли отказать, каких правил нужно придерживаться при формировании служебки.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Проведение корпоративов
Организации, регулярно проводящие корпоративы, высоко ценятся на рынке труда в России. Как показывает практика, подобные мероприятия способны сплотить коллектив, сделать его более дружным, а позитивные эмоции, полученные в процессе праздника, благоприятно отразятся на продуктивности сотрудников. Таким образом, чем чаще и чем с большим размахом компании отмечает свои внутренние праздники, тем лучше для трудовой атмосферы. В неформальной обстановке коллеги могут сблизиться и даже подружиться, а значит, смогут и лучше поладить при взаимодействии по рабочим вопросам.
Периодичность проведения корпоративов и вопросы относительно оплаты подобных мероприятий определяет и решает руководство фирмы. Чаще всего сотрудников волнует именно вопрос оплаты. На практике же применяются следующие схемы:
- предприятие может взять на себя все расходы по организации праздника;
- предприятие оплачивает половину расходов или другую долю от общей стоимости;
- сотрудникам предлагают самостоятельно скинуться на корпоратив, оплатив стол.
Какой бы схемы ни придерживалась компания, всегда стоит вопрос относительно компенсации. Так, даже если фирма готова взять все или часть расходов на себя, работников в любом случае могут попросить сдать деньги с обещанием их последующей компенсации. Таким образом работодатель пытается рассчитать бюджет и не выйти за его рамки, чтобы не переплачивать за тех сотрудников, которые фактически не пойдут на празднование.
Служебная записка
Служебная записка представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота предприятия. Далеко не все организации используют служебки в своей работе. Как правило, такая практика применяется исключительно в крупных фирмах со множеством сотрудников. Отметим, что записки – это отличный инструмент сообщения между представителей компании, а также основания для принятия тех или иных решений руководством.
Так, любое решение директора должно содержать под собой достаточные основания. В качестве такого основания как раз и может выступить служебная записка от работника.
Служебная записка в теории может адресоваться абсолютно любому сотруднику, будь то коллега или руководитель. В нашем случае официальная бумага должна подаваться на имя главного бухгалтера, ведь именно он заведует распределением денежных средств организации.
Сотруднику не придется подтверждать, что он ходил на корпоратив и сдавал на него денежные средства, ведь эта информация уже есть в бухгалтерии. Кто-то из руководителей должен был вести список гостей на мероприятие, учитывать сданные им деньги в общий бюджет праздника.
Форма документа
Служебная записка о возмещении расходов на корпоратив будет составляться нами в свободной форме, так как государственные органы отдают вопросы внутреннего документооборота компаний на их собственное усмотрение. Конечно, если ваша фирма относится к документообороту со всей ответственности и имеет фирменные бланки, нам придется воспользоваться именно ими. В таком бланке уже будут прописаны стороны и необходимые реквизиты, выделено место под согласовательную визу.
Как показывает практика, далеко не все фирмы используют фирменные шаблоны, а значит, следует понимать, как составить служебку, вооружившись подручными средствами. Во-первых, освежаем в памяти общие правила делового документооборота, а во-вторых, берём в руки синюю или черную шариковую ручку. Сам текст мы должны будем разместить на чистом листе бумаги формата А4.
Объясняем, как составить служебку «на пальцах»
Служебная записка о возмещении расходов на корпоратив должна состоять из стандартных для подобных документов структурных блоков, а именно из шапки, основной части и реквизитов. Начинаем процесс составления, как, впрочем, и всегда, с шапки.
В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей компании, а также ФИО главного бухгалтера, его должность. Далее по тексту, отступив вниз с красной строки, обозначим ФИО работника-заявителя, его должность на предприятии согласно штатному расписанию.
Ниже по документу мы обращаемся к главбуху, просим его возместить затраченные расходы на корпоратив в такой-то сумме. Денежную сумму следует прописать с точностью до копейки, ведь бухгалтерия не терпит неточностей.
Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, прописываем дату формирования официальной бумаги. Никаких документов к данной служебке прилагать нет необходимости, ведь все сведения уже и так есть у руководства.
Теперь, когда служебка полностью составлена, нам остается лишь передать её в бухгалтерию на рассмотрение. Как только главбух проверит, что вы действительно числитесь в списках на корпоратив, он заверит записку собственной визой, согласует перечисление денежных средств. Деньги могут прийти вам вместе с зарплатой либо раньше. Всё зависит от того, как главбух решит выйти из данной ситуации.
Примерный образец
