Служебная записка о возмещении расходов без чека

Служебная записка о возмещении расходов без чека – это официальная бумага, с которой в адрес главного бухгалтера или директора компании могут обратиться её сотрудники, разъяснить сложившуюся ситуацию и заявить просьбу о компенсации понесенных на благо предприятия расходов. Сегодня мы разберемся, что понимается под процедурой возмещения расходов на предприятии, причем здесь служебная записка, можно ли получить деньги без чека.

Расходы на предприятии

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что работодатель обязан обеспечить сотрудника всем необходимым для осуществления им трудовой деятельности. Более того, сам работник не должен вкладывать свои личные деньги для удовлетворения нужд предприятия. Под нуждами предприятия может пониматься заправка служебного авто, закупка бумаги и канцелярии, транспортные и прочие расходы. Например, если человек был вынужден по рабочему вопросу проехать на общественном транспорте из одного конца города на другой, предприятие будет обязано компенсировать эти расходы, взять их на себя.

Практически единственное правило, обязательное к соблюдению для получения на руки компенсации затраченных личных средств, — это предоставление подтверждающей документации. В подавляющем большинстве случаев подтверждающим документом будет являться кассовый чек, который выдает кассовый аппарат после отпуска товара, оплаты услуги, работ.

На практике же случаются различные ситуации, когда у сотрудника, затратившего свои деньги, к моменту обращения за их компенсацией может банально не оказаться чека. Самое банальное и распространённое – чек можно потерять. Также кассовый аппарат по ошибке может просто не выдать чек либо распечатать его таким образом, что будет не разобрать символов.

Как бы то ни было, даже если у вас на руках нет чека, в любом случае имеет смысл попытаться получить свои деньги назад, обратившись к директору лично.

Служебная записка

Служебная записка о возмещении расходов без чека представляет собой бухгалтерский внутренний документ конкретно взятой организации, который необходим для того, чтобы сотрудник смог получить назад затраченные на нужды предприятия личные денежные средства. Отметим, что обращение носит строго внутренний характер, а значит, без нужды не должно оказаться за пределами внутреннего документооборота.

Следует понимать, что выплата компенсации без кассового чека может вызвать у налогового органа вопросы. В том случае, если налоговый инспектор придет на предприятие с проверкой, служебная записка от сотрудника должна быть под рукой, чтобы можно было её предоставить.

Держим в уме, что вопрос о возмещении вопросов без чека будет находиться на разрешении у руководителя предприятия. Чисто в теории начальник может отказать в компенсации расходов без чека, не нарушив при этом норм закона. Более того, если всё-таки будет принято решение о выплате компенсации без чека, с выделенной суммы придется заплатить подоходный налог. С точки зрения законодательства это будет считаться доходом сотрудника, который он получит от работодателя на зарплатную карту.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о возмещении расходов без чека, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого документа. Предполагается, что официальную бумагу в теории может составить совершенно любой сотрудник, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота.

Так, наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во всём остальном автор записки будет предоставлен сам себе по части оформления.

В работе со служебкой мы должны будем полагаться на подручные средства работы с текстом и общие правила делового документооборота. Написать текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

В правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кому и от кого подается данный документ. Здесь нужно будет прописать наименование нашей компании, а также ФИО и должность её представителя, уполномоченного разрешать вопросы подобного толка. В теории это может быть главбух или директор. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию.

Следующим шагом, когда наша служебка будет уже полностью составлена, останется лишь расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь нам остается лишь ждать ответной реакции руководства и надеяться, что оно примет решение о компенсации затраченных нами личных средств. Как мы уже говорили ранее, в теории руководитель может и отказать, сославшись на отсутствие подтверждающих документов, будет полностью прав с точки зрения закона.

Примерный образец