Служебная записка о возложении обязанностей

Служебная записка о возложении обязанностей – это официальная бумага, с которой сотрудник может обратиться к руководителю, выразить инициативу о возложении дополнительных обязанностей на себя, кого-то из своих коллег, подчинённых. Сегодня мы разберемся, в каких случаях может быть поднят вопрос о возложении дополнительных обязанностей, зачем в таких случаях нужна служебная записка и как правильно её составить.

Возложение обязанностей

Подписывая с организацией трудовой договор, человек обязуется соблюдать его условия, а также требования локальных актов работодателя. В каждой компании есть штатное расписание, а значит, за сотрудником будут закреплены вполне себе конкретные должностные обязанности. Например, бухгалтер по заработной плате должен будет рассчитывать причитающиеся сотрудникам выплаты, а юрист – заниматься судебной работой, разработкой внутренних документов.

По той или иной причине руководством компании может быть принято решение о возложении обязанностей одного сотрудника на другого, это возможно исключительно в случае временного отсутствия одного из них. Речь может идти об отпуске, больничном, командировке и так далее и тому подобное. Временное отсутствие некоторых работников мало как скажется на общей работе фирмы, ведь отставание можно будет нагнать в дальнейшей, в то время как без условного бухгалтера по заработной плате обойтись не выйдет. Как ни крути, а кто-то должен в расчетные числа исчислить подлежащие выплатам суммы, заплатить с них страховые взносы, подготовить расчетные листы и так далее и тому подобное.

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что сотрудник на работе обязан выполнять только те должностные обязанности, которые прямо прописаны в условиях его трудового договора. Заняться чужой работой можно будет только на основании соответствующего распоряжения руководителя.

Очень часто начальство в организациях пытается возлагать на сотрудников дополнительную ответственность, никак не оформляя это официально и дополнительно не оплачивая. Такой подход можно смело назвать незаконным, не имеющим права на существование.

Служебная записка

Служебная записка о возложении обязанностей может составляться как самим работником, желающим взять на себя дополнительную ответственность за дополнительную плату, так и его непосредственным руководителем, посчитавшим, что это хорошая возможность для сотрудника проявить себя в новом амплуа. Как бы то ни было, без распоряжения директора дело не сдвинется с мертвой точки, а значит, нам в любом случае придется его привлекать.

Любой приказ руководителя должен на чем-то основываться, будь то акт или иной документ. В нашем случае такой бумагой выступит служебная записка о возложении обязанностей. Руководитель рассмотрит поступившее обращение, взвесит все «за» и «против», вынесет соответствующее решение.

Отметим, что любое расширение должностных обязанностей – это изменение условий труда, условий трудового договора. Принимать такие решения директор единолично не может, ему потребуется заручиться согласием самого сотрудника. Для этого подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. Если сам работник возражает относительно подобной инициативы, заставить его насильно никак не получится, придется предлагать возможность кому-то другому.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о возложении обязанностей, следует отметить, что отечественное современное законодательство не предъявляет каких-либо строгих требований к форме внутренних официальных бумаг организации. Таким образом получается, что документ может быть составлен представителями частных компаний самостоятельно и в свободной форме. Более того, каждое предприятие имеет возможность разработать собственные фирменные бланки, которыми работники могли бы пользоваться по мере необходимости. Такое решение не только сделает документооборот более целостным и единообразным, но также облегчит задачу сотрудникам.

Как бы то ни было, если у вас на работе нет фирменных бланков, придется брать ситуацию в свои руки. Вооружаемся синей или чёрной шариковой ручкой, чистым листком бумаги формата А4, приступаем к работе.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки о возложении обязанностей нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её представителя, которому и адресовано обращение. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО, должность согласно штатному расписанию.

Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь заверить её собственным автографом, проставить дату формирования, передать итоговый вариант на рассмотрение. Дожидаемся ответной реакции руководителя, исполняем его распоряжение. Если он всё-таки примет решение о возложении обязанностей, кадровику придется поработать со внутренней документацией организации, личными документами сотрудников.

Примерный образец