Служебная записка о внесении изменений в номенклатуру

Служебная записка о внесении изменений в номенклатуру – это официальная бумага, с которой один из руководителей организации может обратиться в адрес её директора, выступив с инициативой внесения изменений в уже утвержденную номенклатуру документооборота. Сегодня мы разберемся, что представляет собой номенклатура на предприятии, в каких случаях в неё можно нести изменения, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Номенклатура дел

Номенклатурой дел на предприятии признается перечень правил, устанавливающих, каким образом должны храниться документы, сколько они должны храниться и в каких местах. Ответственность за документооборот компании обычно возлагается на одного из её сотрудников в порядке совмещения. Например, это может быть кадровик, офис-менеджер или иной специалист. Если организации действительно крупная, значит, имеет смысл рассмотреть инициативу выделения отдельной должности для специалиста по документообороту.

Когда номенклатура дел будет разработана и утверждена на локальном уровне, все деловые бумаги, обращающиеся во внутреннем документообороте фирмы, должны будут ей строго подчиняться. Документация будет подлежать надлежащей расфасовке и систематизации, чтобы в любой момент была возможность без лишних затрат времени обнаружить необходимую официальную бумагу, принять её в работу.

Номенклатура дел в компании обычно утверждается ещё на начальных этапах её работы, что и становится причиной внесения изменений в дальнейшем. Чем крупнее предприятие становится, тем более сложным и запутанным становится её документооборот. Для того, чтобы он всё также оставался простым в понимании и пользовании, может быть принято решение о внесении изменений в номенклатуру. Например, какие-то официальные бумаги могут быть объединены в одну категорию, храниться вместе, либо, наоборот, может пойти речь о раздельном хранении.

Внесение изменений

С точки зрения закона номенклатура дел представляет собой локальный акт организации, утвержденный директором. Соответственно для того, чтобы внести в него какие-либо правки, руководителю потребуется издать соответствующий приказ.

Совершенно очевидно, что директор самостоятельно не будет заниматься вопросами документооборота и формирования номенклатуры, ведь у него достаточно других обязанностей. Так, на столе руководителя должен появиться уже готовый проект правок утвержденной номенклатуры, с которым он и будет работать. Начальник оценит поступившее ему предложение, оценит его целесообразность и эффективность.

Правки утверждаются приказом директора, который в свою очередь также регистрируется и подлежит хранению в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Общий срок хранения внутренний документации составляет пять лет.

Изменения в номенклатуру могут быть внесены с момента издания приказа либо с другой даты, если соответствующее положение будет прямо прописано в распоряжении. Фактически же работу по внесению правок будет выполнять ответственный за документооборот сотрудник. Обычно этот тот же самый человек, что и составлял служебную записку.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о внесении изменений в номенклатуру дел, отметим, что отечественный законодатель не предлагает к применению каких-либо общеобязательных унифицированных бланков под такие цели. Таким образом получается, что служебка о внесении изменений в номенклатуру может составляться сотрудниками частных организаций и государственных ведомств самостоятельно, в свободной форме. Единственное, чем мы будем руководствоваться, — это общие правила делового документооборота. Так, из содержания нашей служебки должно быть очевидно, кому она подается, от кого и по какому вопросу.

Написать текст записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации, как и всегда, выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять нашу служебку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО руководителя нашего предприятия, его должность, а также полное наименование организации с указанием на организационно-правовую форму. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им в штатном расписании должность.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока. Утверждаем, что номенклатура дел в текущей её редакции несколько устарела, так как не отвечает современным интересам, не в состоянии обеспечить стабильное обращение документов в организации. Указываем, какие проблемы необходимо решить, издав новую редакцию, просим утвердить соответствующие изменения.

В качестве приложения к служебке мы должны прикрепить собственноручно разработанный проект правок, чтобы руководитель смог наглядно с ним ознакомиться, оценить целесообразность изменений.

Примерный образец