Служебная записка о внесении изменений в должностную инструкцию

Служебная записка о внесении изменений в должностную инструкцию – это официальная бумага, с которой в адрес директора организации может обратиться один из локальных руководителей организации или даже рядовой линейный сотрудник, выразить просьбу относительно внесения изменений в должностную инструкцию по какой-то ставке. Сегодня мы разберемся, что такое должностная инструкция, в каких случаях нужно будет внести в неё какие-то изменения, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Должностная инструкция

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ организации, устанавливающий перечень прав и обязанностей сотрудников на конкретных должностях. Например, если мы возьмем должностную инструкцию кадровика, то увидим, что он обязан работать с личной документацией работников, подготавливать проекты распоряжений директора и подчиняться начальнику кадровой службы. Обязать сотрудника делать те действия, которые прямо не перечислены в его должностной инструкции, руководство предприятия не имеет права.

Очень часто можно заметить, как на предприятии сотрудников порой пытаются обязать заниматься непредусмотренной деятельностью. Например, в случае ухода в отпуск офис-менеджера на его место очень часто садится кадровик. В теории такая рокировка возможна, однако лишь при учете подписания между сторонами трудового договора дополнительного соглашения к нему, официального оформления замещения.

В том случае, если никакой дополнительной документации не оформлялось, а директор просто в устном порядке решил поручить своему подчинённому непредусмотренное Трудовым кодексом РФ и должностной инструкцией задание, работник получит полное право его не исполнять. Отказ можно будет назвать в полной мере правомерным, ведь должностной инструкцией такие действия не предусмотрены вовсе.

Изменения в должностную инструкцию

В ходе деятельности организации нередко возникают ситуации, когда у работника на какой-то конкретной должности фактически изменяется трудовая функция. Например, изначально администратор на ресепшене занимался только встречей посетителей, однако в дальнейшем занялся регистрацией корреспонденции и прочими обязанностями. Для того, чтобы оформить всё правильно с точки зрения закона, нужно будет внести корректировки в должностную инструкцию такого сотрудника.

Расширение перечня обязанностей всегда влечёт за собой увеличение должностного оклада. В принципе, это максимально логично, ведь, чем больше работы выполняет человек, тем больше он должен заработать по факту.

Для того, чтобы внести изменения в должностную инструкцию, директор должен издать соответствующий приказ. Любое распоряжение руководителя, как известно, должно на чем-то основываться. В нашем случае основанием для издания такого приказа выступит служебная записка от сотрудника, которую мы составим.

Фактически же вносить корректировки в должностную инструкцию будет кадровик, ведь это всё-таки кадровая документация. В теории провести всю процедуру можно в течение одного рабочего дня, если у всех действующих лиц будет время.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о внесении изменений в должностную инструкцию, следует отметить, что отечественный законодатель не предусмотрел применения каких-либо бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Таким образом получается, что составить служебку сотруднику придется самостоятельно и в свободной форме. В качестве ориентира мы бы рекомендовали взять общие правила делового документооборота. Как ни крути, а выглядеть наше обращение должно соответствующие.

Написать текст служебной записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки о внесении изменений в должностную инструкцию нам следует начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей компании, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании организации. В теории автором может выступить начальник одного из отделов или же работник, неудовлетворенный содержанием своей должностной инструкции.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью будет составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции. В теории вопрос может решиться и в рамках одного рабочего дня, однако всё будет зависеть исключительно от занятости работников, наличия у них свободного времени.

Примерный образец