Служебная записка о въезде на территорию

Служебная записка о въезде на территорию – это официальная бумага, с которой в адрес одного из коллег может обратиться сотрудник, попросить разрешить въезд на территорию предприятия автомобилю. Сегодня мы разберемся, каким образом организации стараются регулировать вопросы въезда на свою территорию, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Территория предприятия

Если у предприятия есть своя собственная территория, руководство вправе самостоятельно определять, как именно этой территорией пользоваться. В частности, можно устроить там стоянку для автомобилей сотрудников, использовать под складские нужды или же коммерческие помещения. Более того, очень часто подобные частные территории ограждают забором, а въезд перекрывают шлагбаумом. Таким образом получается ситуация, в которой для получения доступа вовнутрь придется заблаговременно обратиться и попросить обеспечить доступ.

Как правило, если компания оградилась закрытым шлагбаумом и не желает пускать на свою территорию посторонних, попасть внутрь можно будет только на каких-то основаниях:

• погрузка или разгрузка товара;
• контрагенты, прибывшие для оказания услуг или выполнения работ;
• государственные службы и их представители.

Фактическим пропуском машин обычно занимается охранник, который наблюдает за подъезжающими машинами через камеры видеонаблюдения. Для того, чтобы автомобиль без проблем смог проехать на территорию, охранника нужно уведомить о том, кто и во сколько должен приехать, на каком автомобиле. Если этого не сделать, придется дожидаться выяснения обстоятельств.

Служебная записка

Служебная записка о въезде на территорию представляет собой строго внутреннее обращение, используемое в рамках одного конкретно взятого предприятия. Таким образом получается, что документ не должен выйти за пределы внутреннего документооборота, поскольку не интересует государственные органы.

Составить такую служебную записку в теории может совершенно любой сотрудник предприятия, заинтересованный в том, чтобы договориться о въезде на его территорию. Это может быть менеджер по продажам, специалист кадровой службы или кто-то ещё. Адресатом будет являться специалист по безопасности, охранник или заведующий по АХЧ. Здесь всё зависит от того, кто конкретно принимает решения относительно допуска транспортных средств за шлагбаум.

Вполне вероятно, что коллега вам откажет, если не сочтет инициативу целесообразной, отвечающий интересам организации. Как ни крути, а основная задача установления заборов и шлагбаумов – это безопасность, в том числе и пожарная.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о въезде на территорию, следует отметить, что составлять такой документ нам в любом случае придется в произвольном виде. Дело в том, что ни один действующий ныне нормативный правовой акт не содержит в себе указаний на применение тех или иных бланков, шаблонов. Таким образом получается, что единственное, чем мы должны будем руководствоваться, – это общие правила делового документооборота.

Во-первых, следует уделить внимание самому подходу к работе с документом. Так, наше обращение должно быть выдержано в деловом тоне, нейтральном стиле. Служебные записки – не место для эмоционального окраса.

Во-вторых, не забываем про существование стандартной для подобных официальных бумаг структуры. В нашем случае служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять служебную записку о въезде на территорию с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность человека, в адрес которого будем обращаться, в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность в штатном расписании автора служебной записки, в родительном падеже. Такого набора сведений о сторонах и их представителях окажется вполне достаточно, чтобы считать официальную бумагу полностью сформированной.

В завершение работы с документом мы должны расписаться за всё вышеизложенное и проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется только передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции. В том случае, если вам откажут, ничего поделать уже не получится. Конечно, никто не запрещает подать повторное обращение, тем не менее мы бы не стали всерьез рассматривать такой вариант. Как показывает практика, если вам отказали в первый раз, откажут и во второй. Конечно, это сработает при условии изменения обстоятельств, каких-то переменных.

Примерный образец