Служебная записка о сроке пребывания в командировке – это самостоятельный документ, с которым возвратившийся из служебной поездки сотрудник буквально обязан обратиться к руководству предприятия, сообщить о фактическом сроке нахождения в командировке. Сегодня мы разберемся, в каких случаях такой документ имеет свою актуальность, как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Когда необходим
Первым делом мы разберемся с тем, что вообще представляет собой служебная поездка и как она оформляется. Трудовой кодекс Российской Федерации определяет командировку как исполнение трудовых обязанностей сотрудником вне привычного рабочего места, по поручению работодателя. Более того, все расходы, связанные с питанием и проживанием на временном месте работы, берёт на себя организация.
Оформление всевозможных билетов, путёвок и договоров на проживание происходит заблаговременно, то есть ещё до фактического начала служебной поездки. Направляясь в командировку, работник уже имеет в кармане билет на обратную дорогу, то есть он ограничивается в сроках пребывания. По идее, именно за этот промежуток времени сотрудник и должен справиться со всеми поставленными перед ним задачами. Если что-то пойдет не так, придется вносить правки.
Служебная записка о сроке пребывания в командировке должна быть составлена работником в том случае, когда фактический срок в большую или меньшую сторону отличается от запланированного. Например, человек мог справиться с поставленными перед ним задачами быстрее, чем от него ожидали. Чаще всего происходит наоборот: выполнить служебное задание вовремя не удалось, в связи с чем пришлось задержаться в служебной поездке на подольше.
Обычно сроки командировки растягиваются не столько из-за дополнительного рабочего времени, сколько из-за нахождения в пути. Например, если бы работник успел закрыть все задачи, он отправился бы домой на самолёте, однако в связи с растяжением сроков билет на самолёт пришлось сдать, а следующий транспорт, идущий в интересующем направлении, оказался железнодорожным.
Работодатель обязан оплатить сотруднику каждый день нахождения в служебной поездке, в том числе и те дни, которые вышли за заранее установленные рамки.
Служебная записка
Служебная записка о сроке пребывания в командировке должна составляться работником уже по факту возвращения на предприятие, после фактического завершения служебной поездки. К такому документу в обязательном порядке нужно будет приложить все документы, подтверждающие ваши расходы. Например, если пришлось ехать на личном автомобиле, прилагаем чеки с заправок, в случае возвращения на поездке – чеки из кассы РЖД и так далее. На каждый способ передвижения найдется свой способ подтвердить тот факт, что вы фактически им воспользовались.
Сейчас уже не существует каких-то конкретных сроков по части составления такой служебки после возвращения на работу, однако раньше на это давалось три рабочих дня. Конечно, чем раньше сотрудник отчитается перед работодателем, тем лучше. Бухгалтерия сможет закрыть счета, а сам работник получить причитающиеся ему денежные средства, которые были затрачены на дорогу из личного кармана.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о сроке пребывания в командировке, следует отметить, что на данный момент отечественный законодатель старается не вмешиваться в вопросы внутреннего документооборота частных организаций и муниципальных ведомств. Сейчас в теории любой желающий может составить подобную официальную бумагу самостоятельно, имея под руками лишь базовый набор принадлежностей, понимая, как работают правила делового документооборота.
Во-первых, по структуре наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во-вторых, придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Во всём остальном автор фактически предоставлен сам себе.
Исполнить текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.
Инструкция по составлению служебной записки
Начинаем составлять нашу служебную записку о сроке пребывания в командировке с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы укажем название компании, в которой работаем, а также в дательном падеже ФИО и должность её руководителя. О себе обозначим ФИО и должность в штатном расписании, но уже в родительном падеже. Такого набора информации окажется вполне достаточно, чтобы служебку приняли в работу.
Ниже по документу мы официально обращаемся к начальнику, сообщаем о том, что фактический срок нашего пребывания в командировке отличается от того, что был запланирован изначально. Поподробнее разъясняем, сколько конкретно вы пробыли в командировке, с чем связано несовпадение сроков.
В завершение работы с официальной бумагой нужно расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования служебной записки. Теперь, когда документ уже полностью составлен, останется только передать его на рассмотрение и дождаться ответной реакции руководства. По идее служебку должны согласовать, после чего с ней можно будет подойти в бухгалтерию и получить компенсацию затраченных личных денег.
Примерный образец
