Служебная записка о списании проблемной задолженности

Служебная записка о списании проблемной задолженности – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выступить с инициативой списания бесперспективной дебиторской задолженности. Сегодня мы разберемся, что можно считать проблемной задолженностью, какие существуют пути её взыскания, в каких случаях принимается решение о списании.

Проблемная задолженность

Под проблемной задолженность понимаются те деньги, которые контрагент, по идее, должен выплатить организации, однако фактические не собирается этого делать, не иметь таковой возможности. Конечно, отсутствие желания еще само по себе не делает долг проблемным, ведь существует процедура судебного взыскания. Так, суд выносит исполнительный документ, с которым взыскатель обращается в службу судебных приставов. Судебный пристав-исполнитель, действуя в рамках своих полномочий, наложит на счета должника меры ограничительного характера, начнет удерживать с них денежные средства в пользу взыскателя. В том случае, если денег на счетах окажется недостаточно, в ход пойдет имущество на реализацию.

Фактически даже судебное взыскание зачастую заходит в тупик:

• судебному приставу не удается однозначно идентифицировать должника по различным причинам;
• у должника нет имущества, на которое можно было бы обратить взыскание;
• должник находится в процедуре банкротства;
• истекает срок исполнения судебного решения.

Таким образом получается, что задолженность фактически взыскать не выходит, однако сумма «висит» в отчетах, регулярно всплывает перед глазами. Для того чтобы организация не обращала внимания на эти деньги и не ждала их поступления, может быть принято решение о списании задолженности.

Служебная записка

Служебная записка о списании задолженности представляет собой строго внутренний документ, необходимый для разрешения вопросов локального характера. В нашем случае будет решаться вопрос относительно проблемной задолженности, накопившейся у контрагентов перед организацией.

В теории выступить с инициативой списании бесперспективного долга может совершенно любой сотрудник компании, будь то менеджер по работе с контрагентами, юрист или бухгалтер. На практике представители различных должностей и профессий работают с задолженностями, а значит, могут выражать свои личные инициативы на этот счет.

Адресатом же в свою очередь должен стать руководитель всей организации в целом. Только он имеет право распоряжаться денежными средствами предприятия, принимать решения о том, о каких долгах компания может забыть. Так, в обществах с ограниченной ответственностью роль единоличного исполнительного органа власти будет выполнять директор. Именно директор ООО концентрирует в себе большинство управленческих полномочий по вопросам деятельности предприятия.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о списании проблемной задолженности, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого документа. Таким образом получается, что в теории сформировать подобную служебку может совершенно любой человек, имеющий соответствующую задачу перед собой. Единственное, чем придется руководствоваться, – это общие правила делового документооборота. Во всём остальном автор служебки предоставлен сам себе

Заострим более подробное внимание на правилах делового документооборота. Во-первых, остановимся на структуре служебки. В частности, наш документ должен состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Каждый отдельной взятый структурный элемент имеет уникальные особенности по части оформления.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны прописать полное наименование компании, внутри которой происходит всё действие, а также ФИО и должность человека, которому и адресуется настоящая служебка. Если мы говорим об обществе с ограниченной ответственностью, то адресатом записки станет директор компании. Информацию о нём мы прописываем в дательном падеже. Далее по тексту, немного отступив вниз, автор служебки указывает свои ФИО и наименование занимаемой должности в штатном расписании, в родительном падеже.

Ниже по документу мы официально обращаемся к начальнику, кратко подводим мысль к списанию задолженности. Утверждаем, что у такого-то контрагента есть долг перед организацией в таком-то размере. Следующим шагом разъясняем, какие меры были предприняты для осуществления взыскания, ссылаясь на то, что все они по итогу оказались безуспешными.

Далее мы должны предложить единственный разумный выход из сложившейся ситуации – признать задолженность проблемной и списать её. Таким образом эти деньги перестанут регулярно всплывать в отчетах, даровать руководству излишнюю надежду на их обретение.

Примерный образец