Служебная записка о списании основного средства – это документ, с которым один из работников компании может обратиться в адрес её руководителя, выступив с инициативой выведения основного средства из эксплуатации, его последующего списания. Сегодня мы разберемся, что такое основное средство производства, какие конкретно объекты могут к ним относиться, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Основные средства
Основные средства производства – это особенные объекты бухгалтерского и налогового учета, используемые в деятельности предприятия. Для того, чтобы тот или иной предмет можно было назвать основным средством, он должен соответствовать следующим критериям:
- иметь материально-физическую форму, то есть быть вещественным, осязаемым. По данному пункту мы сразу же отсеиваем любое программное обеспечение;
- участвовать в деятельности компании, приносить ей доход;
- иметь длительный срок эксплуатации, то есть более года;
- иметь возможность приносить компании дивиденды в будущем.
Таким образом под основное средство производства может подходить практически, что угодно, начиная от служебной машины и заканчивая строительным краном для манипуляции бетонных плит. На основные средства начисляется амортизация, с течением времени необходимо осуществлять их ремонт, а в последствии и вовсе списывать.
В тот момент, когда ремонт уже будет недоступен или окажется дорогим настолько, что проводить его будет нецелесообразно, директор компании должен будет принять решение о списании основного средства. Дальнейшую судьбу объекта после списания также будет решать руководство компании. В теории основное средство можно перепродать другой организации, разобрать на запчасти или просто утилизировать.
Служебная записка на списание
В силу того, что основное средство производства является особенным объектом бухгалтерского и налогового учета, процедура списания также будет происходить по-особенному. В частности, на месте должна быть сформирована соответствующая комиссия, которая составит большой акт о списании. В дальнейшем этот акт согласовывает директор компании и, если всё хорошо, передает его на исполнение главному бухгалтеру. Главбух в свою очередь осуществит списание «на бумаге», отразит все перемещения основного средства официально.
Любая процедура на предприятии всегда начинается с инициативы. Это означит, что кто-то из сотрудников должен будет официально обратиться к директору и сообщить о том, что то или иное основное средство нужно списать по определенным причинам. В теории автором служебной записки может выступить совершенно любой работник, однако будет лучше, если мы станет человек, непосредственно взаимодействующий с данным объектом.
Например, если мы говорим о списании служебной машины, выступить автором служебки может водитель, механик или заведующим автопарком. В любом случае здесь самое главное – донести сведения до директора, а дальше уже руководство будет решать, как правильно поступить.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о списании основного средства, следует отметить, что каких-то конкретных бланков или шаблонов не содержит в себе ни один действующий ныне нормативный правовой акт, в том числе и Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Если для акта на списание еще можно найти, пусть и необязательный, но рекомендованный шаблон, то вот служебную записку придется составлять с нуля «от и до».
При составлении служебной записки в свободной форме её автор должен будет руководствоваться общими правилами делового документооборота, ориентироваться на схожие официальные бумаги. В частности, уделим должное внимание структуре документа. По структуре служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.
Написать текст записки автор может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начинаем процесс формирования служебной записки о списании основного средства с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её директора. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, наименование его должности согласно штатному расписанию. В силу того, что данная служебная записка носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы представителей сторон нет нужды.
Ниже по документу мы обращаемся к директору, утверждаем, что то или иное основное средство производства уже утратило свои изначальные полезные свойства, не может в полной мере использоваться по основному назначению. Следующим шагом мы будем просить директора списать данный объект, издав соответствующий приказ.
В завершение работы с документом его автор должен расписаться за всё вышеизложенное и проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебная записка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться реакции руководства. Если в всё пройдет «гладко», директор издаст соответствующий приказ и начнет процедуру списания с формирования комиссии.
Примерный образец
