Служебная записка о списании хозинвентаря

Служебная записка о списании хозинвентаря – это документ, с которым работник, фактически эксплуатирующий предметы хозяйственного назначения, должен обратиться к заведующему по АХЧ в случае приведения их в ненадлежащее состояние. Сегодня мы разберемся, что такое хозинвентарь, какие предметы к нему относятся, как часто следует их списывать, зачем нужна подобная служебка и как правильно её составить.

Хозинвентарь

Под хозинвентарем понимаются любые предметы и приспособления хозяйственного назначения, не считая расходных материалов. Так, к хозинвентарю относятся лопаты, мётлы, веники, стремянки и так далее и тому подобное. Часть работников компании на регулярной основе, а может даже и на ежедневной, будут пользоваться этим инвентарем, эксплуатировать его.

Как известно, у всех предметов, вне зависимости от их качества, существует свой срок службы, эксплуатации. Для некоторых он предусмотрен на законодательном уровне, однако хозинвентарь сюда не относится. Как только сотрудники посчитают, что использовать такие предметы в своей работе попросту нельзя по причине их естественного износа, старый инвентарь следует списать, заказать у поставщика новый. Работой по замене старого хозинвентаря на новый должен заниматься специалист по закупкам или заведующим по АХЧ.

Безусловно, сам заведующий на работает с хозинвентарем, а значит, едва ли может располагать информацией относительно степени его износа. Более того, износ во многом будет зависеть от качества изделия, периодичности его эксплуатации и соблюдения правил хранения. Если все три этих фактора будут соблюдаться надлежащим образом, хозинвентарь сможет прослужить долгие годы.

Служебная записка

Служебная записка как документ представляет собой самостоятельное обращение от одного сотрудника к другому. Оно может носить как вертикальный, так и горизонтальный характер. В нашем случае характер будет горизонтальным, ведь с точки зрения корпоративной иерархии автор служебки и заведующий по АХЧ находятся на одном уровне.

Служебка нужна для того, чтобы в дальнейшем выступить основанием для списания денежных средств. Так, для каждого распоряжения руководителя потребуются соответствующие основания, а особенно в тех случаях, когда речь идёт о выделении денег. Заведующий по АХЧ получит на руки нашу служебку, просмотрит инвентарь самостоятельно, определит степень его износа и необходимость списания.

В дальнейшем уже сам заведующий будет обращаться к директору, заявлять просьбу о списании. Если руководитель согласует, служебка наконец-таки окажется в руках бухгалтерии. Именно главбух занимается списанием средств предприятия, в том числе расходников, канцелярии и хозинвентаря.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о списании хозинвентаря, следует отметить, что каких-то стандартных шаблонов для составления такого документа отечественный законодатель не предусмотрел вовсе. Таким образом получается, что чисто в теории официальная бумага может быть сформирована в произвольном виде.

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что каждая организация имеет право разрабатывать и утверждать локальные акты. Один из таких может регулировать отдельные аспекты внутреннего документооборота, утверждая бланки на локальном уровне. Если ваша организация применяет в документообороте фирменные шаблоны, следует воспользоваться именно ими.

В силу того, что далеко не каждая компания практикует подобный подход к документообороту, зачастую сотрудникам придется составлять служебки самостоятельно и в свободной форме. Для этого потребуется вооружиться чёрной или синей шариковой ручкой, чистым листом бумаги формата А4, освежить в памяти общие правила делового документооборота.

По структуре служебка должна состоять из следующих составных элементов:

• шапка;
• основной содержательный блок;
• реквизиты.

В качестве альтернативного варианта всегда можно составить служебку в машинописном виде при помощи компьютерных средств и принтера. Таки образом наш документ будет иметь более деловой внешний вид.

Рассказываем, как составить служебку

Первый шаг на пути к составлению служебной записки – заполнение шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей организации, ФИО и должность сотрудника, к которому мы будем обращаться. В теории адресатом может выступить заведующий по АХЧ, директор или главбух. Чуть ниже оставим аналогичный набор сведений о себе.

Второй шаг – заполнение основного содержательного блока. Обращаемся к адресату служебки, просим списать текущий хозинвентарь в связи с его износом, закупить новый на замену. В обязательном порядке ссылаемся на то, что предметы уже фактически вышли из строя, не могут быть использованы по назначению. Здесь мы должны привести полный список предметов, подлежащих списанию, их количество и инвентарные номера.

Третий шаг – реквизиты. Заверяем всё вышеизложенное собственным автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде нашу служебную записку уже можно будет назвать полностью составленной, готовой к передаче на рассмотрение. Как только руководство примет соответствующее решение, предметы будут утилизированы, а новые – поставлены на учёт, им будут присвоены уникальные инвентарные номера.

Примерный образец