Служебная записка о создании учетной записи – это официальная бумага, с которой сотрудник компании может обратиться в адрес своего непосредственного начальника, выразить просьбу о регистрации учетной записи в одной из рабочих программ. Сегодня мы разберемся, о каких конкретно рабочих программах может идти речь, кто занимается созданием учетных записей сотрудников, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Учетная запись на работе
Учетная запись представляет собой персональный доступ конкретного работника к той или иной информации, программе, рабочему пространству. Так, все ПК в офисе должны быть подключены к локальной сети, для авторизации в которой потребуется завести собственную учетную запись. Вводя логин и пароль в программе, человек будет попадать в своё уникальное рабочее пространство, видеть и взаимодействовать с файлами, которые доступны исключительно ему. Таким образом удается не только обеспечить всех работником чем-то вроде личного пространства, но также гарантировать безопасность файлов на компьютере.
Для того, чтобы посторонний человек смог получить доступ к рабочему ПК сотрудника, он должен будет ввести соответствующие логин и пароль. Если логин, как правило, всегда введен, то вот с паролем всё куда сложнее. По идее, его знает только системный администратор и непосредственно сам работник, за которым и закреплен компьютер. Если утратить пароль, придется его восстанавливать через обращение к сисадмину.
Пароль у каждого свой. Вероятнее всего, он был сгенерирован через специальную программу, представляет собой набор символов. Очень редко работникам позволяют самостоятельно придумывать пароли во избежание утечки данных, установки весьма слабых сочетаний символов.
Служебная записка
Учетная запись на доступ к рабочему компьютеру должна быть оформлена на сотрудника сразу же, как только у него появилась соответствующая производственная необходимость. Например, если человека только недавно приняли на работу или перевели на новую должность, на него потребуется завести учетную запись. По идее, данный вопрос не должен занять много времени, сможет быть решен за весьма короткий отрезок.
Служебную записку работнику придется составить самостоятельно, подать на имя соответствующего коллеги. Как правило, регистрацией учетных записей занимается системный администратор, однако фактическим адресатом служебки станет не он. Принимать вопросы относительно регистрации учетных записей должен начальник отдела, представителем которого и является работник. Если он заверит документ визой «согласовано», официальную бумагу уже можно будет передавать сисадмину на реализацию инициативы.
Штатный компьютерщик, по идее, должен зарегистрировать учетную запись сразу же, как только у него появится свободное окошко в графике. Специалисты распределяют своё время в графике, в котором нужно будет найти свадебную минутку. По идее, вся процедура может занять не более часа, если все свободны и находятся на своих местах.
Форма документа
Служебная записка о создании учетной записи является одним из тех документов, которые человек может составить самостоятельно и в свободной форме. Для того, чтобы сделать всё правильно, необходимо будет уяснить некоторые правила. В частности, уделяем внимание общим правилам внутреннего документооборота и структуре служебки.
Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Процесс формирования служебной записки о создании учетной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование фирмы, в которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании организации. В силу того, что служебная записка носит исключительно внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.
Ниже по документу обращаемся в адрес своего непосредственного начальника, выражаем просьбу относительно создания учетной записи на ваше имя. Речь может идти об учетной записи в локальной сети предприятия или в какой-то профильной программе, в том числе и внутренней. В любом случае без системного администратора вопрос решить не удастся.
В завершение работы с документом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, можно передать её на рассмотрение и дожидаться ответной реакции. Скорость реакции руководителя, а вместе с тем и скорость создания нашей учетной записи, во многом будут зависеть от занятости наших коллег.
Мы бы рекомендовали записать полученные логин и пароль в несколько различных мест, причем как на электронные носители, так и на физические. Весьма вероятно, что системный администратор не хранит логины и пароли от учетных записей работников, а значит, если кто-то из них забудет пароль, восстановить доступ к файлам будет весьма проблематично, если не невозможно.
Примерный образец
