Служебная записка о создании рабочей группы

Служебная записка о создании рабочей группы – это официальная бумага из внутреннего документооборота организации, с которой начальник одного из отделов может обратиться к директору, выступить с просьбой создания рабочей группы для решения конкретной задачи. В рамках материала мы разберемся, что подразумевается под рабочей группой на предприятии, в каких случаях она создается, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.

Рабочая группа

Рабочей группой на предприятии считается коллектив из нескольких сотрудников, объединённых приказом директора для решения одной конкретной задачи. Речь может идти о проведении аудита, подготовке какого-либо отчета либо о закрытии срочного задания. Предполагается, что работники будут временно оторваны от своей текущей работы, сфокусированы на общем деле.

Конкретный состав рабочей группы определяется директором компании с подачи кого-то из начальников отделов. Как правило, масштабные проекты курируют руководители различных звеньев, именно они и будут определять, кого брать себе в помощники на данную задачу. Обычно людей подбирают по их профессии, степени квалификации и ответственности. Количественный состав также будет зависеть от поставленных задач, сроков и прочих факторов. Далеко не всегда предприятие может выделить большое количество сотрудников на одну конкретную задачу, сняв с них текущую работу.

Следует понимать, что участие в рабочей группы – это временная мера. Как только задача будет выполнена, все работники возвратятся к своим привычным рабочим местам, начнут заниматься своими привычными задачами. Очень часто участие в рабочей группе предполагает дополнительную оплату, в том числе и за переработки, а также возможность для работника проявить себя в новом амплуа.

Служебная записка

Руководитель, которому доверена трудоемкая задача, посчитавший, что ему потребуется помощь, может обратиться в адрес директора со служебкой о создании рабочей группы. В тексте записки нужно будет сослаться на сам факт постановки серьезной задачи, объем предстоящей работой.

Для того, чтобы директор согласовал создание рабочей группы и издал соответствующий приказ, его потребуется убедить в необходимости принятия такого решения. Здесь обычно ссылаются на важность поставленной задачи, срочность её выполнения.

Как мы уже говорили выше, конкретный состав рабочей группы будет утверждать её потенциальный руководитель. В служебке потребуется прописать ФИО нужных вам сотрудников, их текущие должности.

Более того, автор служебки может предложить директору согласовать материальные бонусы для участников рабочей группы, ведь им предстоит серьезная и тяжелая работа. Речь может пойти о премии, дополнительных оплачиваемых днях отпуска или чем-то ещё.

Форма документа

В силу того, что служебные записки являются официальными бумагами из внутреннего документооборота организации, отечественные власти не предъявляют к их форме каких-либо особых требований. Таким образом компания самостоятельно имеет возможность определить, как именно будут выглядеть их служебки. Для этого разрабатываются и утверждаются на локальном уровне фирменные бланки или шаблоны.

В том случае, если ваша компания не имеет фирменных шаблонов, сотрудникам придется составлять служебки самостоятельно и в свободной форме. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вооружаемся подручными средствами и приступаем к работе.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как правильно составить служебку

Процесс формирования служебной записки о создании рабочей группы её автору следует начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы укажем, кому и от кого адресуется обращение. Здесь потребуется оставить ФИО и должность руководителя нашей организации, а также ФИО и должность исполнителя.

Ниже по документу утверждаем, что сейчас перед организацией стоит серьезная и срочная задача, которую необходимо разрешить в кратчайшие сроки. Ссылаемся на объем работы, чтобы справиться с которым необходимо создать рабочую группу из нескольких сотрудников. Просим освободить часть работников от их текущей работы, определить в состав рабочей группы. Для каждого кандидата потребуется указать ФИО и должность в штатном расписании организации.

Следующим шагом, когда с основным содержательным блоком уже будет покончено, останется лишь заверить всё вышеизложенное собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью сформирована, останется лишь передать руководителю её итоговый вариант, дождаться, пока он примет соответствующее решение.

Примерный образец