Служебная записка о согласовании договора – это документ, с которым сотрудник той или иной организации обращается к её директору, предлагает тому заключить соглашение с деловым партнером на достигнутых условиях. Сегодня мы разберемся, зачем необходима процедура согласования договора, причем тут доверенность на представление интересов, как правильно сформировать служебку, передать на рассмотрение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Согласование договоров
Любая организация, будь то частная или государственная, практикует заключение договоров. Если государственные и муниципальные учреждения работают, в основном, по системе государственных закупок и контрактов, то вот субъектам частного бизнеса приходится самостоятельно искать деловых партнеров, торговаться с ними на наиболее выгодные для себя условия.
Процедурой поиска потенциальных партнеров в организации занимается менеджер, это является основным видом его трудовой деятельности на предприятии. В его должностные обязанности входит осуществление холодных и горячих звонков, поиск потенциальных контрагентов. Как показывает практика, найти делового партнёра оказывается недостаточно, ведь потребуется еще договориться о максимально выгодных условиях.
Заключить договоры от лица организации имеет права лишь её директор, а также лица, уполномоченные на совершение такого действия доверенностью. Как правило, менеджерам такие доверенности не выдают, а значит, у них есть лишний повой обратиться со служебкой на согласование. Даже в тех организациях, которые выдают рядовым сотрудникам подобные доверенности, всё равно приходится проходить через согласование, ведь директор должен оценить условия и понять, насколько они выгодны.
Так, если менеджеру удалось договориться на действительно выгодные условия, его может ждать премия и процент от сделки. Таким образом работодатели стимулируют своих сотрудников трудиться ещё усерднее.
Служебная записка
Служебная записка как документ представляет собой способ сообщения между сотрудниками одной организации, внутри её самой. Несмотря на то, что Трудовой кодекс Российской Федерации ни в одном из своих положений не упоминает о служебных записках, на практике они применяются многими компаниями. Как показывает практика, они становятся действительно необходимы в фирмах, имеющих не один десяток сотрудников, чтобы, во-первых, систематизировать рабочий процесс, а во-вторых, чтобы в конце концов было понятно, на ком лежит ответственность за совершение того или иного действия.
Например, даже если условия договора по итогу окажется невыгодными, сам менеджер по продажам отвечать за это не будет, так как соглашение прошло процедуру согласования с директором. Оставляя на бумаге визу «согласовано», руководитель принимает на себя всю ответственность по сделке, заявляет свою готовность отвечать по обязательствам и так далее.
Служебную записку о согласовании договора следует подавать сразу же, как только менеджер с партнером добились определенных соглашений по части условий сделки. В любом бизнесе отлагательство дел связано с убытками, а значит, чем раньше удастся выйти на сделку, тем лучше. По идее, менеджеру следует составить служебку в тот же рабочий день или хотя бы на следующий.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о согласовании договора, следует отметить, что отечественные органы власти оставляют вопрос внутреннего документооборота частных организаций на самотёк, позволяя юридическим лицам самостоятельно определить, как будет выглядеть их внутренняя документация. Таким образом каждая компания имеет возможность разработать фирменные бланки, позволить своим сотрудникам пользоваться именно ими. Уточнить вопрос по наличию таких шаблонов можно в отделе кадров или бухгалтерии.
Если поиски не привели к ожидаемым результатам, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку своими силами, попросив помощи коллег. При составлении записки нам следует руководствоваться общими правилами делового документооборота.
Написать текст записки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба способа так или иначе допускаются к применению на практике.
Рассказываем, как составить записку
Служебная записка о согласовании договора должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО директора нашей организации, а также её полное наименование. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО сотрудника-заявителю, его должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу обращаемся к директору и просим согласовать подписание такого-то договора за таким-то номером с такой-то организацией-контрагентов. В обязательном порядке указываем номер соглашения, который ей уже был присвоен. В принципе, на этом моменте процесс составления служебной записки подходит к завершению.
Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное своим автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Не забываем, что автограф необходимо расшифровать, то есть оставить фамилию и инициалы автора служебной записки. Теперь, когда наш документ полностью сформирован, осталось лишь передать его на рассмотрение директору и дождаться, пока на нем не появится заветная отметка «согласовано». С этой минуты можно выходить на финальный этап заключения сделки с контрагентом – подписание.
Примерный образец
