Служебная записка о снятии с учета транспортного средства

Служебная записка о снятии с учета транспортного средства – это документ, с которым начальник гаража может обратиться к руководителю организации, выступив с инициативой отказа от использования той или иной служебной машины. Сегодня мы разберемся, какие могут быть причины для снятия ТС с учета, зачем нужна соответствующая служебная записка и как правильно её составить.

Служебные машины

Если организация использует в своей работы транспортные средства, они должны быть оформлены по всем правилам, установленным в законе. Во-первых, машина должна состоять на учете в ГИБДД, иметь технический паспорт и свидетельство о регистрации. Это касается любых транспортных средств, будь то легковое авто для извоза граждан или же спецтехника узкого профиля. Во-вторых, автомобиль должен стоять на балансе предприятия, то есть пройти надлежащее оформление через бухгалтерию.

Для того, чтобы полностью отказаться от использования машины, её придется не только снять с баланса, но также и снять с учёта в ГИБДД. Сделать это может фактически любой сотрудник фирмы, имеющий на то полномочия. Полномочия по представлению интересов в государственных органах могут гарантироваться уставом общества или же доверенностью, оформленной директором на имя сотрудника.

Как правило, в крупных организациях полномочия между сотрудниками распределяются исходя из их должностных обязанностей. Было бы логично выдать начальнику гаража на представление интересов в ГИБДД. Таким образом он сможет ставить машины на учёт, решать вопросы относительно внесения изменений в их технические характеристики.

Снятие с учета

Для того, чтобы снять служебную машину с государственного учета в ГИБДД, потребуются соответствующие основания. Как правило, если речь пошла о снятии с учета, значит, фирмы приняла решение о полном отказе от её эксплуатации. Это может быть связано с техническим состоянием транспортного средства, его моральным устареванием или же попаданием в дорожно-транспортное происшествие. Снятый с учета автомобиль можно будет утилизировать или же продать на одном из популярных сайтов по купле-продаже автомобилей.

Снятие с учета может произойти только при участии директора организации, который должен будет издать соответствующий приказ. Приказ всегда должен на чем-то основываться, иметь под собой какую-то базу. В нашем случае основанием для приказа директора станет служебная записка о снятии с учета ТС.

Автором служебной записки в теории может выступить любой работник, однако фактически же им станет сотрудник, несущий ответственность за автопарк. Это может быть начальник гаража или иной руководитель.

Форма документа

Служебная записка о снятии с учета ТС представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота организации. Отметим, что с 2014 года эту сферу деятельности организаций, частных или государственных, государственные органы отдали в руки их руководства. Таким образом получается, что каждая отдельно взятая компания имеет возможность самостоятельно утвердить форму для своих внутренних документов, разработав фирменные бланки и шаблоны. Уточнить вопрос по наличию такого бланка сотрудник может в отделе кадров компании, взять там один из них. Кадровик не только распечатает шаблон для заполнения, но также поможет правильно его заполнить.

В том случае, если у вашей организации не оказалось своих шаблонов, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебки своими силами. Для этого работник должен освежить в памяти общие правила делового документооборота, вооружиться подручными средствами.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации для нашего документа станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки о снятии с учета транспортного средства нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, оставим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, утверждаем, что один из служебных автомобилей организации подлежит списанию, а значит, его нужно снять с государственного учета в ГИБДД. Просим снять машину с учета, назначив ответственное лицо. Вполне вероятно, что именно автору служебки и придется ехать в ГИБДД за оформлением документов.

Следующим шагом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебная записка уже полностью составлена, остается лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции. Когда директор примет решение, одному из сотрудников придется ехать в ГИБДД и осуществлять регистрационные действия. Вполне вероятно, на этого человека будет оформлена единоразовая доверенность представителя. Как только автомобиль снимется с учета, доверенность утратит всю свою юридическую силу.

Примерный образец