Служебная записка о смене охранной организации

Служебная записка о смене охранной организации – это документ, с которым в адрес руководителя может обратиться один из сотрудников или его непосредственных заместителей, выступив с инициативой о смене текущей охранной организации. Сегодня мы разберемся, чем конкретно занимаются охранные организации, какие услуги они оказывают частным предпринимателям, по каким причинам может быть принято решение об изменении ЧОП, как правильно составить соответствующую служебку.

Охранные организации

Частные охранные предприятия являются юридическими лицами, имеющими лицензию на осуществление охранной деятельности. Штат таких компаний составляют специально обученные люди, зачастую с военным прошлым или в прошлом сотрудники органов внутренних дел. Основная деятельность подобных предприятий заключается в том, что они заключают партнерские соглашения с субъектами малого и среднего бизнеса, оказывают им охранные услуги. Конкретный перечень услуг будет зависеть от условий соглашения.

Стандартный набор услуг ЧОП выглядит следующим образом: на территории партнерской компании размещается система сигнализации, в случае срабатывания которой на место в кратчайшие сроки подъедет группа быстрого реагирования. В теории срок, за который сотрудники охранной фирмы окажутся на месте событий, может составлять до пяти минут.

Если компания посчитает, что таких мер предосторожности для неё недостаточно, можно будет рассмотреть предложение о размещении камер видеонаблюдения или даже об оформлении одного из охранников в свой штат. Использование чужих сотрудников в своих целях называется договором аутстаффинга, когда одно юрлицо предоставляет другому персонал.

Смена одного ЧОП на другой

В условиях рыночной экономики ничего не стоит на месте, а все коммерческие организации стремятся заработать посредством заключения наиболее выгодных для себя сделок. Охранный бизнес не стал исключением.

Всегда на местном рынке может появиться новая организация, которая будет предоставлять тот же перечень услуг, однако за меньшие деньги. Также причиной смены одной охранной фирмы на другую может стать некачественное оказание соответствующих услуг. Например, группа реагирование может пребывать на место происшествия с серьезной задержкой или смонтированная система сигнализации срабатывает через раз. Очевидно, что при таких условиях ни о какой безопасности не может идти и речи, а значит, имеет смысл задуматься о поиске более выгодного предложения на рынке.

Как показывает практика, если партнерская организация узнает о том, что вы решили отказаться от её услуг, начнется стадия переговоров. ЧОП может предложить более выгодные условия сотрудничества, в том числе и скидку на свои услуги. В таких обстоятельствах директору организации придется принять решение: менять текущее ЧОП на другое или же остаться работать с уже привычными партнерами, но на новых условиях.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота фирмы, с которой кто-то из работников может обратиться к директору. В нашем случае автором служебной записки выступит кто-то из представителей руководящего состава: начальник филиала, отдела или даже заместитель директора. Именно эти лица непосредственно занимаются взаимодействием с частными охранниками, а значит, лучше других осведомлены обо всех тонкостях этой работы.

Вопрос о том, удовлетворит директор нашу просьбу или же нет, во многом зависит от качества мотивации. В тексте служебной записки необходимо будет расписать, по каким причинам вы руководитель должен принять решение о смене охранной организации со ссылкой на фактические обстоятельства. Например, речь может пойти о качестве услуг или их стоимости.

Следует понимать, что любой договор имеет свои уникальные условия расторжения. Перед тем, как принимать поспешные решения, необходимо изучить соглашение с текущим ЧОП, понять, нужно ли выплачивать какую-то неустойку, что будет с уже установленной охранной сигнализацией и так далее и тому подобное. Обычно, когда договор с охранниками расторгается, они демонтируют все сигнализационные устройства.

Инструкция по составлению служебки

Процесс формирования служебной записки о смене охранной организации нам следует начать с заполнения первого её структурного элемента, шапки. В правом верхнем углу листа бумаги, кому подается документ, от кого. Для этого пропишем ФИО и должности адресата, исполнителя. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, этого набора сведений окажется вполне достаточно.

Ниже по документу обращаемся к директору, ссылаемся на то, что на данный момент у наше компании заключен договор оказания охранных услуг с таким-то ЧОП на таких-то условиях. Следующим шагом выражаем инициативу о смене охранной организации на другую, разъясняем причины. Возможно, причиной принятия такого решения стала стоимость оказания услуг или качество работы контрагента. Если у вас на примете уже есть новое ЧОП, с которым вы хотели бы посотрудничать, укажите его наименование и реквизиты.

Примерный образец