Служебная записка о размещении вакансии

Служебная записка о размещении вакансии – это официальная бумага, с которой начальник одного из структурных подразделений организации может обратиться к её директору, выразить инициативу о поиске нового сотрудника на ту или иную должность в штатном расписании организации. Сегодня мы разберемся в том, как работает подбор персонала внутри компании, кто должен заниматься формированием и размещением вакансий, зачем нужна соответствующая служебка и как правильно её составить.

Поиск новых сотрудников

Предприятие, использующее в своей работе сотрудников, регулярно сталкивается с ситуацией, когда кто-то увольняется, уходит в декретный отпуск или на длительный больничный. На весь период отсутствия человека его работа будет фактически простаивать, что в большинстве случаев негативно скажется на общей продуктивности компании. Если в организации по той или иной причине возникает свободная ставка или производственная необходимость в дополнительной рабочей силе, этот вопрос незамедлительно нужно выносить на обсуждение с руководителем фирмы.

Директор организации как её единоличный руководитель может согласовать инициативу о размещении вакансии на популярных сайтах объявлений или дать добро на расширение штатного расписания, если дополнительный работник в отделе не предусмотрен официально. Дело в том, что именно начальство отвечает за финансовое состояние фирмы. Если руководитель посчитает, что дополнительный сотрудник не сможет принести компании такой пользы, которая бы с материальной точки зрения покрывала расходы на его заработную плату, инициатива будет отклонена.

Ходатайствовать о размещении вакансии в теории может совершенно любой сотрудник, будь то начальник отдела или же его подчинённый. Безусловно, в подавляющем большинстве случаев автором служебки будет выступать руководитель структурного подразделения, однако бывают и исключения.

Очень часто можно встретить ситуацию, когда штатное расписание отдела предусматривает в нём 3 сотрудника, а фактически трудятся лишь два или даже один. Безусловно, вся нагрузка отдела ложится на плечи текущих работников, однако, этого можно избежать, если укомплектовать отдел полностью. Зачастую руководство коммерческих и даже бюджетных предприятий предпочитают перезагружать уже имеющихся сотрудников, чтобы не тратиться на дополнительных. С точки зрения корпоративной этики такое отношение к работникам неприемлемо.

Подбор персонала

Служебная записка пишется на имя директора и необходима она для того, чтобы руководитель разрешил принять на работу нового человека. Фактически же подбором персонала и размещением вакансий на сайтах объявления будет заниматься кадровик или HR-менеджер. На небольших предприятиях функции этих двух должностей будет выполнять один и тот же сотрудник. Ему придется побеседовать с автором служебной записки и понять, какими качествами должен обладать будущий сотрудник, уточнить вопросы относительно опыта работы, достижений на предыдущих рабочих местах и так далее и тому подобное.

Также немаловажным моментом является и заработная плата, которую организация готова предложить соискателям. Она должна быть такой, чтобы на объявление начали откликаться специалисты, а значит, не находиться ниже среднего уровня по региону.

Форма документа

В силу того, что любая служебная записка, в том числе и о размещении вакансии, относится к разряду внутренних документов организации, отечественный законодатель не предусматривает каких-либо стандартных бланков или шаблонов для их составления. Таким образом получается, что официальная бумага может быть составлена сотрудниками организации самостоятельно и в свободной форме.

Отдельно хотелось бы выделить, что частные и государственные предприятия обладают возможностью самостоятельно разработать фирменные бланки под свои внутренние документы. Единообразный шаблон не только сделает внутренний документооборот более целостным, но также и облегчит задачу сотрудника. Так, директору будет проще знакомиться с инициативами сотрудников, а самим работникам не придется тратить время на самостоятельное составление служебок.

Если так вышло, что на вашем предприятии фирменных бланков в наличии не оказалось, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку самостоятельно. Написать текст документа допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебку

Первый структурный элемент нашей служебной записки – это её шапка. В правом верхнем углу листа бумаги формата А4 пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим аналогичный набор сведений об авторе служебки. В силу того, что обращение носит строго внутренний характер, такого набора информации будет вполне достаточно.

Ниже по документу мы приступаем к основному содержательному блоку нашей служебки. Прописываем, что на данный момент в одном из отделов организации не хватает сотрудника, которого вы и хотите принять на работу. Разъясняем руководителю, если ли в отделе свободная ставка или же её придется добавить, какой именно специалист вам нужен и так далее по списку. Директор должен понимать все детали инициативы, чтобы принять соответствующее решение.

Примерный образец