Служебная записка о размещении материалов на сайте

Служебная записка о размещении материалов на сайте – это официальная бумага, с которой сотрудник организации может обратиться к её руководителю или коллеге, ответственному за ведение веб-сайта, выступить с инициативой размещения на интернет-портале каких-либо материалов. Сегодня мы разберемся, зачем нужна служебная записка, чтобы выгрузить материалы на сайт, кто будет воплощать инициативу в жизнь, как правильно составить соответствующий документ.

Веб-сайт организации

Сейчас, когда веб-сайты есть уже практически у каждой организации вне зависимости от рода её деятельности, сфера ведения интернет-порталов вышла на новый уровень. В компаниях даже выделяют отдельные ставки для сотрудников, основой задачей которых будет ведение сайта. Сюда входит СЕО-менеджмент, наполнение, редактура и так далее и тому подобное. Обычно всем этим занимается один человек, развивает сайт в соответствии с указанием руководства.

Вектор развития веб-сайта, а также тематику для новых публикаций определяет именно руководство компании. Сотрудники, занимающиеся порталом, исключительно воплощают идеи руководства в жизнь

Фактически любой сотрудник может предложить собственные идеи по части развития сайта, самостоятельно написав материал или найдя интересную тему для публикации. Чаще всего автором подобной инициативы выступит один из локальных начальников. Это может быть начальник отдела или руководитель структурного подразделения. Например, начальник договорного отдела может предложить разместить на сайте стандартные условия, на которых организация будет взаимодействовать с контрагентами. Такая публикация позволит сэкономить время сотрудников отдела, облегчить их работу, ведь те компании, которых заранее не устроили условия, даже не будут выходить на связь.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой официальную бумагу из разряда внутренних. В теории выступить её автором сможет совершенно любой работник фирмы, однако, как мы уже отметили ранее, вероятнее всего им станет начальник отдела.

Служебная записка нужна для того, чтобы согласовать конкретные материалы. По идее, они должны пройти стадию двойного контроля. Сначала предлагаемые к публикации тексты изучит директор компании, а затем и лицо, ответственное за ведение веб-сайта. Даже если руководитель даст добро, пиарщик может забраковать инициативу, посчитав, что она пагубно скажется на развитии интернет-портала в целом.

Если автор служебки уже имеет на руках материалы, которые он хотел бы опубликовать, значит, они должны быть прикреплены к записке в качестве приложений. Тексты можно оформить на листах бумаги либо же загрузить на флэш-носитель.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о размещении материалов на сайте, отметим, что отечественный законодатель не предлагает каких-либо стандартных бланков или шаблонов для составления такого рода официальных бумаг. Таким образом получается, что работники могут самостоятельно сформировать документ, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. Здесь самое главное соблюсти стандартную для таких документов структуру: шапка, основной содержательный блок и реквизиты. Во всех остальных моментах исполнитель предоставлен сам себе.

Обозначим, что каждая организация имеет возможность самостоятельно определить, как именно будут выглядеть официальные бумаги из её внутреннего документооборота, разработав соответствующие бланки для служебных записок, актов и приказов. Если в вашей фирме таковые имеются, берём один из таких, приступаем к работе.

В том случае, когда предприятие бланками не обладает, придется брать ситуацию в свои руки. Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Уже традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить записку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование нашей компании, в которой мы и трудимся, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, немного отступив вниз, исполнитель прописывает собственные ФИО и наименование занимаемой должности в штатном расписании.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебки. Обращаемся к директору и просим разрешения опубликовать на сайте материалы следующего содержания, разъясняя, о чем они написаны, почему они должны быть размещены. Как мы уже говорили ранее, не забываем приложить сами тексты к служебке, чтобы директор мог ознакомиться.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, остается лишь передать её на рассмотрение и дожидаться ответной реакции. Если материалы пройдут этап согласования, то после небольшой редактуры от ответственного за сайт сотрудника они будут размещены на интернет-портале.

Примерный образец