Служебная записка о рассмотрении заявительных документов

Служебная записка о рассмотрении заявительных документов – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя будет обращаться один из его подчинённых, отчитываться о проделанной им работе в части рассмотрения поступивших заявительных бумаг. Сегодня мы разберемся, как правильно составить соответствующий документ, о каких конкретно заявительных документах может идти речь, причем здесь служебная записка.

Заявительные документы

Под заявительными документами в практике делового документооборота принято понимать практически все официальные бумаги со внешней направленностью. Например, сюда можно отнести:

• заявления:
• претензии;
• жалобы.

Принимать в работу такие документы способны как частные организации, как и муниципальные государственные ведомства. Более того, отечественный законодатель даже предусматривает предельные сроки рассмотрения такого документа. Например, в частной практике таким документом станет Закон «О защите прав потребителей», а в работе муниципальных ведомств – Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан».

Из общего смысла вышеперечисленных законодательных документов следует, что организация в любом случае обязана рассмотреть поступившие в её адрес обращения, здесь всё крутится вокруг сроков. В частности, для различных поводов предусматриваются различные сроки предоставления ответов. В среднем, срок ожидания ответа по потребительскому закону составит десять дней, а вот ждать ответа практически любого госоргана заявителю придется тридцать календарных дней.

Рассмотрение официальных бумаг

Как мы уже сказали выше, вопросом рассмотрения поступающих обращений должны заниматься все организации без исключения. Вопрос лишь в том, кто конкретно из сотрудников будет отрабатывать поступающие официальные бумаги. Как правило, начинается всё с офис-менеджера, который распределяет потоки корреспонденции по профильным отделам, а уже в дальнейшем специалисты самостоятельно определяют, кому и за что браться.

Если не уложиться в срок, наступят определенного рода неблагоприятные последствия. Сами последствия будут разниться в зависимости от того, государственная организация или же частная. В первом случае ответственное должностное лицо будет ждать административная статья с санкцией в виде штрафа на десять тысяч рублей. Частным предприятиям такие штрафы не грозят, однако гражданин получит полное право обращаться в суд и требовать ответа в принудительном порядке. Здесь может быть применен штраф по потребительскому закону в размере пятидесяти процентов от удовлетворенной судом суммы.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о рассмотрении заявительных документов, следует отметить, что каких-то стандартных бланков или шаблонов отечественный законодатель и вовсе не подготовил. Таким образом получается, что в теории составить служебку может любой желающий, у которого есть необходимость отчитаться перед начальником о проделанной работе.

При работе с официальной бумагой нужно будет руководствоваться общими правилами делового документооборота, принимать во внимание такие моменты как: структура, аспекты работы со служебной запиской, правила её передачи на рассмотрение.

Что касаемо структуры, то служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации в нашем случае должен выступить чистый лист бумаги формата А4.

Сам текст мы оформляем в деловом стиле, придерживаемся нейтрального тона повествования. Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Инструкция по составлению служебки

Начинаем составлять служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно указать полное наименование компании, в которой и происходит действие, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебки, но уже в родительном падеже. Такого набора идентификаторов представителей сторон окажется вполне достаточно, чтобы считать служебку полностью сформированной.

Ниже по документу мы обращаемся к начальнику, отчитываемся перед ним о результатах рассмотрения заявительных документов: сколько бумаг было рассмотрено, какие по ним были приняты решения, нужно ли возвращаться деньги или проводить дополнительные мероприятия для установления тех или иных деталей и так далее.

В завершение работы с документом нужно будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка будет уже полностью составлена, останется только передать её итоговый вариант на рассмотрение и дождаться ответной реакции руководителя. В теории на это может уйти от нескольких часов до нескольких дней. Здесь всё будет зависеть от обстоятельств, складывающихся вокруг компании на данный момент.

Примерный образец