Служебная записка о расширении отдела

Служебная записка о расширении отдела – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться начальник одного из её внутренних отделов, сообщить о том, что расширение кадрового состава структурного подразделения позволило бы работать лучше, увеличить объемы производства или качество производимой продукции. Сегодня мы разберемся, на каком основании директор может принять решение о расширении отдела, каким образом в этом вопросе может помочь служебка от сотрудника, как правильно её составить.

Расширение отдела

Кадровый состав отдела формируется на основании штатного расписания организации. Так, если на бухгалтерию всего выделено 4 ставки, то максимальное число её сотрудников как раз и будет составлять 4. Начальник отдела уже самостоятельно будет определять, кто и чем будет заниматься:

• заработная плата;
• дебиторская задолженность;
• работа с контрагентами.

Если начальник отдела посчитает, что текущего кадрового состава отдела уже оказывается недостаточно для полноценной работы, дополнительные руки смогли бы сделать деятельность коллектива более продуктивной, он сможет обратиться к директору с соответствующей инициативой.

Дело в том, что расширение отдела возможно реализовать несколькими способами. Первый способ – это расширение штатного расписания, что не всегда удобно. Здесь возникнут дополнительные вопросы по части отчисления выплат за каждого работника компании, кадровику придется физически править штатное расписание.

Второй способ – прием человека на работу по договору возмездного оказания услуг. Здесь менять штатное расписание не придется, однако и правоотношения нельзя будет в полной мере назвать трудовые. Конечно, такие договоры имеют свои преимущества и недостатки, тем не менее, если всех всё устраивает, повода для беспокойства нет.

Служебная записка

Служебная записка о расширении отдела нужна нам для того, чтобы официально обратиться к директору с соответствующей инициативой. Здесь начальник отдела будет мотивировать такое решение. Например, можно указать, что отдел работает в текущем составе уже довольно продолжительный период, за который объем работы и масштабы организации серьезно выросли. Для того, чтобы как-то сбалансировать нагрузку, может быть принято решение о расширении отдела.

По сути дела, служебка является строго внутренним обращением, а значит, она никогда не должна выйти за пределы внутреннего документооборота. Представителям государственных органов нет дела то того, что происходит с отделами частных предпринимателей и некоммерческих организаций.

Форма документа

Служебная записка о расширении отдела, как мы уже выяснили выше, является внутренней официальной бумагой, а значит, здесь будут работать особые правила по части оформления. Дело в том, что отечественный законодатель с 2014 года не уделяет внимания внутреннему документообороту частных компаний, в связи с чем любые внутренние бумаги могут быть составлены в произвольной форме. Единственное, чем придется руководствоваться автору при составлении, – это общие правила делового документооборота.

Здесь мы должны будем обратить внимание на следующие моменты:

• деловой стиль языка и нейтральны тон повествования;
• структура документа;
• правила написания текста.

Деловой стиль языка необходим нам по той причине, что адресатом служебки является директор компании, а значит, она должна выглядеть надлежащим образом. По структуре служебная записка будет формироваться из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Далее мы пройдемся по каждому отдельно взятому структурному элементу, расскажем, какие он имеет индивидуальные особенности по части оформления.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку о расширении отдела с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя, в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора такой служебки, занимаемую им должность на предприятии согласно штатному расписанию.

Просим руководителя расширить наш отдел, выделить на него дополнительные ресурсы, кадровые места. В завершение работы с документом нужно расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка будет уже полностью составлена, останется только передать её на рассмотрение и дождаться решения, принятого руководителем. Совершенно не факт, что начальник пойдет вам навстречу и согласует расширение. Всегда существует ненулевая вероятность отказа. Здесь всё будет зависеть от множества факторов, в том числе и от наличия финансовой возможности, действительной необходимости.

Примерный образец