Служебная записка о проведении выездного мероприятия – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя компании может обратиться один из сотрудников, выступив с инициативой проведения того или иного мероприятия вне стен офиса, где-то на нейтральной территории. Сегодня мы разберемся, что представляет собой выездное мероприятие, какого формата он может быть, причем здесь служебная записка и как правильно её сформировать.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Выездное мероприятие
Выездное мероприятия является одним из видов проведения досуга сотрудников компании. Сейчас практически все организации, старающиеся следить за своей корпоративной политикой, занимаются проведением различного рода мероприятий:
- корпоратив в ресторане;
- выезд на природу;
- совместное посещение какого-то культурно-массового мероприятия;
- и так далее и тому подобное.
Проведение мероприятия на выезде и в застенках своего же здания – это две совершенно разные вещи. Если в первом случае компании не придется тратить деньги на аренду какого-либо помещения или трансфер, то вот во втором случае такие расходы будут иметь место.
Конечно, не все организации заботятся о том, каким образом их сотрудники доберутся до места проведения выездного мероприятия и вернутся обратно, однако, если речь идёт о каком-то загородном выезде, неплохо было бы организовать поездку массово. Для этого обычно арендуется один или даже несколько автобусов. Таким образом организация не только проявит уважительное отношение к своим работникам, но и сделает всю поездку куда более комфортной.
Служебная записка
Служебная записка о проведении выездного мероприятия представляет собой строго внутренний документ, в рамках которого один из сотрудников будет обращаться к руководителю фирмы с инициативой проведения мероприятия. Какого-то единого регламента для внутреннего обращения не предусмотрено вовсе, а значит, в каждой отдельно взятой организации этот вопрос будет разрешаться по-своему.
Если в одной фирме будет достаточно лишь устного обращения к директору, то в другой потребуется пройти через целую процедуру составления служебной записки и её правильной передачи на рассмотрение. Например, можно вручить служебную записку работнику лично в руки, через одного из его помощников или же посредством специального ящика для обращения к руководителю.
Следует понимать, что в теории директор может и не согласовать проведение выездного мероприятия, если не посчитает его проведение необходимым или возможным. Как ни крути, а организация любого мероприятия требует выделения соответствующих бюджетов. Вполне вероятно, что именно в данный момент фирма пребывает не в лучшем финансовом состоянии, банально не располагает нужным количеством денежных средств.
Форма документа
Служебная записка о проведении мероприятия относится к той разновидности документов, для формирования которых и вовсе не существует каких-либо бланков или шаблонов. В теории любой желающий сможет сформировать документ самостоятельно и в свободной форме, если будет соблюдать несколько базовых требований и правил. Речь идёт об общих правилах делового документооборота, то есть о нейтральном тоне общения, деловом стиле языка. Немаловажное внимание уделяем также структуре официальной бумаги.
По структуре служебная записка о проведении мероприятия должна составляться из шапки, основного содержательного блока и части с реквизитами. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет свои уникальные правила по части составления. Если соблюсти их всех, проблем в дальнейшем уже не возникнет.
Написать текст служебной записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начинаем составлять служебную записку о проведении выездного мероприятия с заполнения её шапки. В правом верхнем угла листа бумаги нужно будет указать, кому и от кого подается обращение, по какому вопросу. Здесь прописываем полное наименование компании, внутри которой и происходит действие, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в организации.
Ниже по документу обращаемся к руководителю, выступаем с инициативой проведения выездного мероприятия. Поподробнее разъясняем, о каком конкретно мероприятии идет речь, где и когда оно должно быть проведено по вашему плану, сколько на это уйдет денежных средств. Предварительно нужно будет просчитать примерный бюджет на организацию всего мероприятия.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное автографом автора служебной записки, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение руководителю и дождаться его ответной реакции по поводу этой ситуации. Вполне вероятно, что начальник откажется согласовывать проведение выездного мероприятия, посчитав подобную инициативу нецелесообразной в данной ситуации. Причин для отказа можно назвать великое множество.
Примерный образец
