Служебная записка о проведении совещания

Служебная записка о проведении совещания – это официальная бумага, с которой в адрес одного из коллег-начальников может обратиться фактически любой сотрудник организации, выступив с инициативой организации совещания для принятия какого-то решения, обсуждения вопроса. Сегодня мы разберемся, в каких случаях и в каких целях на предприятиях принято проводить совещания, зачем нужна подобная служебная записка и как правильно её составить.

Совещание на предприятии

Под совещанием на предприятии принято понимать встречу нескольких сотрудников для обсуждения важного вопроса и принятия соответствующего решения по нему. Вопросы на повестке дня могут стоять самые разнообразные, от назначения на должность нового заведующего по АХЧ и заканчивая ликвидацией юридического лица, его банкротством.

Предполагается, что каждый локальный руководитель и сотрудник несут ответственность в рамках своей ограниченной сферы. В том случае, когда в вопросе одновременно пересекаются интересы сразу нескольких лиц, нужно проводить совещание. Приняв единоличное решение по столь спорному моменту, можно ущемить интересы своих коллег из других отделов, а отчасти и интересы организации.

Для того чтобы не портить отношения с коллегами и по незнанию или неопытности не навредить своей же организации, принято проводить совещания. Как известно, все трудные решения принимаются коллегиально. Несколько человек в рамках диалога высказывают своё мнение по какому-то вопросу, мотивируют свою позицию. Та идея, которая покажется наиболее замотивированной и обоснованной, и войдет в основу будущего решения по теме.

Служебная записка

Служебная записка о проведении совещания представляет собой строго внутренний документ, призванный урегулировать внутренние вопросы компании. Для того чтобы организовать совещание, соответствующее распоряжение должен издать один из руководителей. Так, если с инициативой совещания выступит начальник отдела или даже рядовой сотрудник, ничего не произойдет вовсе.

Отметим, что существует два вида совещаний: официальные и неофициальные. В первом случае директору компании в действительности придется издать официальный приказ, а во втором достаточно будет лишь неформально уведомить о дате, времени и месте проведения мероприятия. Кстати, такое уведомление также может быть выполнено в форме служебной записки. Таким образом на листке бумаги удастся разместить все вопросы, стоящие на повестке дня, чтобы заинтересованные сотрудники могли надлежащим образом подготовиться.

Следует понимать, что директор организации как её единоличный руководитель обязан лишь рассматривать все поступающие в его адрес обращения, однако не обязан удовлетворять каждое из них. Если руководитель посчитает, что вопрос не требует организации совещания, он откажет в удовлетворении инициативы, подскажет, какое решение нужно принять.

Форма документа

Форма служебной записки о проведении совещания не утверждается на официальном уровне, а значит, не существует каких-то строгих бланков или шаблонов для формирования такой официальной бумаги. Получается, что при работе со служебкой человек должен руководствоваться одними лишь общими правилами делового документооборота, обращать внимание именно на них. В частности, придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования.

Ещё одним важным моментом по части формы служебки является её структура. По структуре документ должен состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае должен выступить чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки о проведении совещания нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы укажем, кому подается служебка и от того, тем самым обозначив адресата и исполнителя. В дательном падеже оставим ФИО и должность руководителя компании, а также её полное наименование. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность в штатном расписании автора служебки, в родительном падеже.

Ниже по документу обращаемся к начальнику, сообщаем ему, что на повестке дня стоит такой-то важный вопрос, для разрешения которого необходимо получить мнение других коллег, профильных специалистов. По такому случаю мы просим директора провести совещание. Здесь мы можем указать желаемые дату, время и место мероприятия. Совершенно не факт, что директор утвердить именно эти временные рамки, тем не менее он обязательно прислушается к мнению подчинённого.

Следующим шагом мы расписываемся за всё вышеизложенное и ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется только передать её на рассмотрение, дождаться, какое решение примет начальник. В теории, если всё пройдет хорошо, все участвующие в совещании коллеги будут уведомлены о дате, времени и месте проведения совещания.

Примерный образец