Служебная записка о проведении служебной проверки

Служебная записка о проведении служебной проверки – это официальная бумага, с которой в адрес директора фирмы может выступить один из её локальных руководителей или даже рядовых сотрудников. Сегодня мы постараемся разобраться, что понимается под служебной проверкой, в каких случаях она проводится, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Служебная проверка

Служебная проверка представляет собой внутреннюю процедуру организации, в рамках которой её сотрудники будут разбираться в том или ином случившемся происшествии. Речь может идти о несчастном случае на производстве, присвоении и растрате, утрате доверия, недостаче или чем-то еще. Если ситуация неясная и требует больше деталей, конкретики, значит, без проведения проверки банально обойтись не выйдет. Нельзя просто назначить одного из сотрудников виновным во всём произошедшем, привлечь его к материальной или дисциплинарной ответственности, не имея на руках достаточного числа сухих фактов.

Проверка всегда проводится сотрудниками предприятия в составе комиссии. Во главе комиссии стоит человек, управляющий её ходом. Как правило, это будет один из локальных руководителей: начальник отдела, цеха, бригады.

Именно председатель комиссии по факту проведения всех проверочных мероприятий будет писать заключение. Заключительным документом станет акт о результатах служебной проверки, который адресуется директору. Руководитель в свою очередь уже будет предпринимать определенные меры по факту полученных сведений. Например, провинившегося сотрудника можно наказать с дисциплинарной точки зрения или же наказать его рублём.

Записка директору

Итак, для того чтобы инициировать служебную проверку на предприятии, нужно обратиться в адрес руководителя с соответствующим документом. Речь идёт, конечно же, о служебной записке о проведении служебной проверки. Этот документ является строго внутренним, никогда не должен выйти за пределы внутреннего документооборота компании.

Отметим, что директор в действительности обязан рассмотреть поступившую в его адрес служебную записку, но ни в коем случае не обязан её удовлетворять. Таким образом получается, что решение в любом случае останется именно за руководителем, как бы то ни было. Если начальник посчитает, что в служебной проверке нет никакой нужды, он вполне может её и не согласовывать. Пусть даже это и будет нарушать нормы законодательства, сотрудники не могут указывать директору, как ему управлять организацией.

Говорить о сроках принятия решения по факту обращения со служебкой запиской довольно-таки проблематично. Здесь всё будет зависеть исключительно от занятости начальника, срочности самой ситуации. В теории комиссия может быть сформирована непосредственно в день обращения со служебной запиской.

Форма документа

Затрагивая тему формы служебной записки о проведении служебной проверки, следует отметить, что отечественный законодатель не предусматривает каких-либо конкретных бланков или образцов для составления такого рода документов. Таким образом получается, что официальная бумага может быть составлена работником самостоятельно и в свободной форме. Для этого ему достаточно будет лишь освежить в памяти общие правила делового документооборота и вооружиться подручными средствами.

По структуре служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем процесс формирования служебной записки о проведении служебной проверки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в фирме согласно штатному расписанию. В силу того, что данное обращение носит исключительно внутренний характер, указывать более подробные идентификаторы сторон трудового договора необязательно.

Ниже по документу мы приступаем к основному содержательному блоку нашей служебной записки. Обращаемся к руководителю, утверждаем, что в относительно недавнем прошлом на предприятии произошел некий инцидент, оставивший вопросы. Для того, чтобы ответить на эти самые вопросы, вы считаете необходимым провести служебную проверку. В частности, проверка может помочь установить недостающие факты, чтобы появилась возможность принять по ситуации справедливое и объективное решение.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебная записка будет уже полностью составлена, останется лишь передать её итоговый вариант директору на рассмотрение, дождаться, какое решение он примет.

Примерный образец