Служебная записка о проведении проверки – это официальная бумага, с которой в адрес директора организации может обратиться один из локальных руководителей, выступив с инициативой проведения проверки по тому или иному поводу. Сегодня мы разберемся, по какому поводу и в каких случаях на предприятии может быть проведена проверка, зачем нужна подобная служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Проверка на предприятии
Проверка на предприятии представляет собой заблаговременно организованное мероприятие, в рамках которого руководящие сотрудники будут проверять соответствие тех или иных моментов нормам действующего законодательства. Речь может идти о требованиях по части охраны труда, бухгалтерской отчетности или чем-то ещё.
Дело в том, что время от времени на предприятие будут приезжать проверки из государственных контролирующих ведомств. Это может быть налоговая или пожарная, инспекция и другие органы. Если должностные лица выявят какие-то недостатки, к организации будет применено административное взыскание. Как правило, речь пойдёт о наложении денежного штрафа, однако в особо сложных случаях дело может дойти и до приостановления деятельности. Столь строгие меры применяются лишь в исключительных случаях, когда нарушения настолько серьезные, что продолжать работать в таком формате банально невозможно.
Для того, чтобы предотвратить серьезные последствия от государственной проверки, предприятия могут регулярно проводить свои внутренние проверки. Внутренняя проверка позволит вовремя обнаружить недостатки и устранить их до того, как дело станет действительно серьезным. Если устранить нарушение вовремя, государственные органы о нем не узнают и не придется нести административную ответственность.
Необходимость и регулярность проведения внутренних проверок определяется руководством организации. В теории такие мероприятия можно и не проводить вовсе, если директор не посчитает это необходимой мерой.
Служебная записка
Служебная записка о проведении проверки на предприятии является строго внутренним документом, который, по идее, не должен выйти за рамки внутреннего документооборота. Выступить автором такой служебной записки в теории может совершенно любой работник компании, однако, вероятнее всего, им выступит кто-то из локальных руководителей. Адресатом служебки выступит директор организации, ведь именно он уполномочен принимать руководящие решения такого толка.
Для проведения проверки директору придется издать соответствующий приказ, организовать комиссию из сотрудников. Во главе комиссии ставится ответственный человек, который и будет руководить всем мероприятием. Именно он и будет отвечать за качество проверки перед директором компании. Если выяснится, что какие-то нарушение члены комиссии пропустили, к ним могут быть применено дисциплинарное взыскание.
В теории директор может и не согласовать служебную записку о проведении проверки, если не посчитает её проведением необходимым. Здесь многое упирается именно в желание руководителя.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о проведении проверки, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает каких-либо бланков или шаблонов для составления такого документа. Таким образом получается, что мы должны будем составлять служебную записку самостоятельно и в свободной форме. Для того, чтобы не допустить ошибок, обращаем внимание на общие правила делового документооборота.
По структуре служебная записка о проведении проверки должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начать процесс составления служебной записки о проведении проверки нам следует с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, наименование занимаемой им должности в штатном расписании. В силу того, что обращение носит строго внутренний характер, такого набора идентификаторов будет вполне достаточно.
Ниже по документу начинаем составлять основной содержательный блок служебной записки. Обращаемся в адрес руководителя, выступаем с инициативой проведения той или иной проверки на предприятии. Речь может идти об охране труда, пожарной безопасности, бухгалтерской отчетности или чем-то ещё. Также обязательно нужно указать, зачем нужна такая проверка, сколько времени потребуется для её проведения, сколько сотрудников будет задействовано.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Уже в таком виде нашу служебную записку можно назвать полностью составленной и готовой к передаче на рассмотрение. Как только директор рассмотрит нашу служебку и примет соответствующее решение, он издаст соответствующий приказ, сформирует комиссию на предприятии.
Примерный образец
