Служебная записка о проведении мероприятия по ВКС

Служебная записка о проведении мероприятия по ВКС – это официальная бумага, с которой в адрес начальника отдела или руководителя всей организации в целом может обратиться один из её сотрудников, выступив с инициативой проведения какого-либо мероприятия в дистанционном формате. В рамках настоящего текста мы разберемся, что представляет собой ВКС, в каких случаях мероприятия проводятся именно таким образом, зачем нужна служебная записка и как правильно её оформить.

ВКС как средство связи

Аббревиатура ВКС расшифровывается как видеоконференцсвязь. Такой способ связи позволяет обеспечить вполне себе качественное общение нескольких граждан, находящихся пусть даже в различных точках мира.

Не следует путать ВКС и видеозвонок в одном из актуальных ныне мессенджеров на смартфоне. Если для звонка через телефон потребуется лишь непосредственно сам мобильный девайс, то вот ВКС уже требует более серьезной подготовки. По идее, для проведения онлайн конференций даже выделяется соответствующее помещение, снабжается необходимым оборудованием.

Для успешного проведении конференции через интернет потребуются следующие предметы и приспособления:

• компьютер;
• устройства ввода и вывода звука;
• устройство записи видео, съемки картинки;
• устройство вывода изображения.

В принципе, на этом все. Качество конференции, в основном, будет зависеть от стабильности интернет-соединения и подбора применяемого оборудования. Если всё сделать правильно, проблем возникнуть не должно. В частности, вполне себе качественная картинка будет транслироваться собеседнику без видимых задержек.

Следует понимать, что ВКС может проходить как в одну сторону, так и в обе. Во втором случае у собеседника также должен быть специально оборудованный кабинет.

Служебная записка

Служебная записка о проведении мероприятия по ВКС нужна для того, чтобы согласовать с руководством фирмы время проведения того самого мероприятия. Как мы уже выяснили, для организации ВКС потребуется специальное помещение, начиненное соответствующим оборудованием. Как правило, на весь офис бывает предусмотрен всего один такой кабинет. Вполне вероятно, что на необходимое время он будет занят кем-то другим из сотрудников компании. Для того, чтобы не пересекаться по времени, нужно бронировать кабинет заблаговременно.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о проведении мероприятия по ВКС, следует понимать, что официальная бумага в теории может быть составлена заинтересованным сотрудником самостоятельно и в свободной форме. Дело в том, что отечественный законодатель не предусматривает применения каких-либо унифицированных бланков или шаблонов для составления такого рода документов. Единственное, чем мы должны руководствоваться при составлении нашей служебки, — это общие правила делового документооборота.

По структуре служебная записка о проведении мероприятия по ВКС должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации должен выступить чистый лист бумаги формата А4. Написать текст служебки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебную записку

Служебную записку о проведении мероприятия по ВКС следует начинать составлять с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем прописать полное наименование нашей организации, в которой трудимся, а также ФИО и должность руководителя компании. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки. Отметим, что документ будет носить строго внутренний характер, а значит, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.

Далее по тексту, немного отступив вниз, обращаемся к адресату служебной записки, выражаем инициативу относительно проведения мероприятия по ВКС. Разъясняем, о каком конкретно мероприятии идет речь, когда оно должно быть проведено. Потребуется указать конкретные дату и время, на которые вам потребуется кабинет для проведения ВКС.

ВКС может потребоваться юристам для участия в судебных заседаниях в дистанционном формате, менеджерам по продажам для проведения онлайн конференция и так далее. В тексте записки обязательно нужно указать, под какие цели вам потребовалось оборудование. Системный администратор организации должен будет своевременно подготовить кабинет, проверить всё оборудование на работоспособность и провести инструктаж, как и чем пользоваться.

В завершение работы с документом нужно будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции директора. Если руководитель согласует выделение кабинета под наши служебные нужды, значит, нужно будет сообщить об этом системному администратору. Именно он и будет заниматься фактической подготовкой кабинета к проведению сессии по видеоконференцсвязи.

Примерный образец